Oi, eu estou trabalhando como o principal designer gráfico / impressora em uma loja de sinalização. Temos um fluxo constante de trabalho que é ininterrupto. A pressão varia, mas é bastante constante.

Gostaria de saber se alguém tem algum conselho ou sistema que eu possa implementar para ajudar a gerenciar e me sentir sob controle no gerenciamento e no processo de design.

Atualmente, trabalho no dia em que recebo e ordeno a pilha do menor para o maior período de tempo. Meu diretor solicita que eu pretenda terminar o trabalho em dois dias, mas não estou conseguindo acompanhar.

Uma parte importante é não apenas lidar com as tarefas de impressão dos projetos, mas também permitir tempo para trabalhos urgentes que continuam avançando na pilha.

Algum conselho ou maneira que outras pessoas lidaram com a carga de trabalho? Este é o meu primeiro trabalho de design em que trabalho há 3 anos e meio e sinto que poderia haver maneiras mais inteligentes de tornar meus dias menos estressantes!

A resposta fácil seria contratar outro designer, mas isso não depende de mim :)

Você já tentou algo como o Trello ?

O Trello é uma boa ferramenta para organizar tarefas em projetos e é incrivelmente fácil de usar. E é gratuito para uso básico. Ele foi projetado para empresas que praticam o Desenvolvimento Ágil, mas é ótimo para quem deseja acompanhar o que está acontecendo a qualquer momento no desenvolvimento de um projeto (eu o uso no meu trabalho diário e em meus próprios projetos pessoais).

Um exemplo de como você pode configurar as coisas:

1. Crie uma nova placa para cada cliente.
2. Nesse quadro, crie colunas para acompanhar as etapas do progresso.
3. Nas colunas, cole cartões para cada projeto / tarefa.

Um exemplo de como você pode acompanhar o progresso em um determinado projeto ( itens em negrito são nomes de colunas):

• Projetos recebidos: é aqui que um projeto começa. Quando uma nova tarefa é recebida, alguém cria um cartão para ela e adiciona o (s) designer (s) a ele que trabalharão nela. Você também pode adicionar etiquetas especiais ou até datas de vencimento aos cartões que mudam de cor à medida que a data se aproxima.
• Brainstorming: Quando alguém estiver pronto para trabalhar na tarefa, mova o cartão para esta coluna, faça um brainstorming e adicione fotos de seus desenhos ou esboços de quadro branco que você possa ter.
• Modelos: Mova o cartão para cá e, depois de ter algumas composições de baixa fidelidade, você pode anexá-las.
• Revisões: Mova o cartão para esta coluna para mostrar que o designer está incorporando feedback do cliente ou colegas. Você pode adicionar comentários sobre o que foi discutido nas reuniões ou por telefone. Os comentários são de data e hora, muito úteis se você precisar voltar mais tarde.
• Pré- impressão : se o seu projeto estiver sendo impresso, mova o cartão para cá para mostrar que as alterações não estão mais sendo feitas e os arquivos estão sendo preparados para impressão.
• Completado: A melhor coluna! Quando o cartão é movido para cá, há um histórico abrangente de tudo o que aconteceu ao longo da vida do projeto. E se você criou um quadro para cada cliente, você tem um balcão único organizado para voltar e ver tudo o que fez por eles.

Isso é apenas um exemplo. Você também pode ter apenas uma placa enorme e usar um novo cartão para cada cliente + projeto. O que melhor se adapta às suas necessidades. Sugiro que brinque com ele (já que é gratuito) para ver se é um bom ajuste para o seu fluxo de trabalho e estilo.

Muitas, muitas, muitas luas atrás, eu tinha um emprego em um ambiente de produção que exigia uma rápida recuperação dos "designs". Uso aspas porque, na realidade, era muito mais tipográfica, layout ou produção do que design real.

Esta foi realmente uma posição inestimável para minha carreira como um todo. Isso me deu uma base sólida na produção, que só me serviu bem ao longo dos anos. Portanto, mesmo que seja mais produção do que design, há muito a ser dito por passar alguns anos nesse tipo de ambiente.

Quando eu trabalhava nessa posição, costumo citar 70-100 projetos diariamente . (sem exageros, eu acompanhei) Concedido que muitos deles eram simples "colocar um nome em um modelo de cartão de visita" ou coisas dessa natureza. Mas havia uma montanha de trabalho e só eu para passar por tudo. Isso foi antes dos dias da internet, com 8 MB de RAM era ENORME (sim, MEGAbytes). Com o Photoshop 3/4, o Illustrator 7/8 e o QuarkXPress 2/4 (YUCK!) ... Então ... isso foi há um bom tempo. Os sistemas eram mais lentos e tudo levava muito mais tempo, acostumando os colegas de trabalho a me permitir respirar, exigindo algum esforço.

O que aprendi para ajudar na organização ....

1. CADA trabalho deve ter um tíquete de trabalho descrevendo o que é necessário. Esses ingressos devem ser preenchidos pelo colega que solicita o trabalho. Os tickets incompletos ou pouco claros atrasariam a produção e os atrasos seriam devidos ao colega de trabalho, não a mim. Isso serviu para obter tickets de trabalho precisos e claros na maioria das vezes.
2. Os tíquetes de trabalho foram empilhados como primeiro recebido, primeiro concluído, sem exceções . Novos tickets foram colocados na parte inferior da pilha.
3. Eu, pessoalmente, nunca pulei a pilha. O que quer que estivesse no topo ... é o que eu trabalhei em seguida, não importa o que fosse ou o que eu "sentisse" como trabalhar. O tíquete de trabalho superior foi o próximo a ser executado em todos os casos.
4. Na minha posição, eu tinha 6 pessoas preenchendo tíquetes de trabalho. Forneci a cada uma dessas pessoas apenas duas oportunidades de "pressa" por semana. Sim, você receberá solicitações repetidamente para "pular a linha", mas tudo o que faz é causar empilhamento. Portanto, ao fornecer duas chances de solicitar uma corrida, eles os usavam com moderação, em vez de CADA ingresso.
5. Erros / correções devido aos meus erros sempre foram tratados como projetos urgentes e concluídos "a seguir". Portanto, nunca houve mais do que um dia de atraso na correção. Esses tipos de erros costumavam ser erros de digitação ou desalinhamentos - correções fáceis e rápidas.
6. Erros / correções devido a uma falha no registro de trabalho sempre eram concluídos às 10h do dia seguinte. Portanto, nunca houve tanto atraso com eles também. Mas esses erros provavelmente envolvem mais do que uma rápida correção de erros de digitação.

Além de gerenciar o fluxo de trabalho, é essencial manter uma estrutura de arquivos bem organizada no computador . O modo como você organiza as coisas não é tão importante quanto o quão intuitiva a organização é para você. Você precisa garantir o uso de convenções de nomenclatura de arquivos e diretórios que permitem encontrar rapidamente as coisas. Não nomeie todos os arquivos de cartão de visita "BusCard1.indd" que não sejam úteis. Use identificadores exclusivos em todos os nomes de arquivos - nome da empresa + tipo de arquivo (por exemplo, McDonalds_BusinessCard.indd) ou qualquer outra coisa, desde que não seja genérico. Isso permite pesquisar com mais precisão e identificar o conteúdo do arquivo apenas pelo título do arquivo.

No mundo de hoje ... eu imagino que a maioria dos pedidos de emprego que eu tinha agora seriam e-mails. Então, eu configurei um endereço de e-mail específico para apenas tickets de trabalho e configure algumas pastas da caixa de entrada ... Novo, Concluído, Atrasado, Apressado. Todos os novos e-mails de ticket arquivariam na pasta Nova e depois seriam movidos para outras pessoas de acordo. Classifique o novo diretor em ordem decrescente e o email que estiver no topo da lista é o próximo projeto a ser concluído.

Não sei se isso ajudará você especificamente. É assim que eu lidei com as coisas. Uma coisa importante que aprendi é falar se você sentir que está sendo pressionado demais. Ninguém decide apenas dar-lhe um dia extra por algo. Provavelmente tudo o que você toca é procurado ONTEM !!!!!!!! Portanto, cabe a você definir expectativas. Acostume as pessoas a devolução de 2 dias em novos tickets devido à sua carga de trabalho e 1 dia em edições, correções ou atualizações ... então, eventualmente, você poderá fazer com que elas ajustem a devolução de 3 dias para novosbilhetes. Isso fornecerá um pouco de espaço para respirar. A verdade é que ainda manejo as coisas dessa maneira hoje. Novos projetos sempre são definidos com vários dias ou semanas para a entrega inicial - enquanto edições, correções ou atualizações dos projetos existentes são sempre concluídas o mais rápido possível.

Isso não significa que eu abandono tudo assim que uma correção / atualização entra. Mas, quando estou trabalhando em um novo projeto e chego a um ponto em que preciso dar um tempo nele ou precisar dar algumas quarto para que eu possa olhar com olhos "frescos", pego as correções / atualizações e cuspo-as. Só não inicio um projeto "novo" até que o último "novo" projeto esteja pronto e não há mais correções / atualizações a serem feitas.

Eu também tenho o hábito de passar a primeira ou as duas horas do dia fazendo coisas difíceis como correções / alterações / atualizações. Como a estética provavelmente já está classificada, há menos poder criativo necessário para eles. Então, tradicionalmente, é uma boa maneira de me preparar para coisas mais criativas no final do dia.

Sem distrações

O mais importante é: você não precisa se incomodar o dia inteiro com pedidos de vendedores, telefone e outras distrações. Se você trabalha com uma equipe, uma delas deve ser o gerente e cuidar de todas essas coisas.

Não apenas as distrações causam perda de tempo, mas também causam erros, porque desviam a atenção de você e de sua equipe. Pela minha experiência, esse é um fator enorme que afeta a produtividade. Se você precisar atender muito o telefone, isso precisa ser alterado; as pessoas precisarão se acostumar a escrever para você, conversar com o gerente ou usar o sistema de pastas que mencionei no próximo ponto. Isso é realmente importante.

Pastas

Cada projeto deve ter uma pasta com um número. Todos os arquivos devem ser nomeados adequadamente para recuperação rápida quando arquivados ou quando você precisar trabalhar nele.

Cada pasta deve ser preenchida pelo vendedor com instruções claras; deve haver um local para tamanho, cores, data de recebimento, data de entrega e anotações sobre os arquivos já fornecidos. Se houver pressa, isso deve ser aprovado pelo departamento de estimativa ou por quem estiver fixando os preços dos projetos. Caso contrário, você acabará fazendo pressa que não é realmente rápida.

Quando você recebe uma pasta, se essas instruções não estiverem claras ou incompletas, o gerente (ou você) deve enviá-la de volta ao vendedor com uma nota sobre o que está faltando. Esta pasta volta no final da linha! Com o tempo, os vendedores acabam tendo mais cuidado, pois sofrem com a falta de cuidado e atenção; mas você economizará muito tempo dessa maneira e seu fluxo de trabalho não será interrompido ou desacelerado por causa disso.

O que também é conveniente sobre as instruções é que você pode verificar seu próprio trabalho mais facilmente. As instruções devem ser escritas na forma de pontos de marcador, como 1.2.3.4 .... Depois de executar uma linha de instrução, você pode colocar uma marca de seleção ao lado. Dessa forma, você não esquece nada. As instruções não precisam ser escritas em grande parágrafo ou serão confusas.

A maneira como você pode criar essas "pastas" é usar envelopes marrons normais ou criar envelopes de tamanho grande que possam ser reutilizados; e em cada um deles use folhas impressas de 17 x 11 "dobradas em 2 e imprima campos e linhas nelas como um folheto que será preenchido pelo seu pessoal de vendas. Cada conjunto de provas deve ter sua própria pasta para evitar confusão. E tudo isso as folhas devem ser facilmente encontradas no envelope, dessa forma, você sempre terá referências se precisar verificar algo das provas / solicitações anteriores.

Preencher papéis pode parecer irritante às vezes, mas quando você tem coisas escritas, você tem provas e também tem referências em que pode confiar se sua memória falhar. Especialmente com muito estresse, realmente ajuda a usar um sistema com uma trilha de papel como esta. Também obriga os outros departamentos a fazerem seu trabalho adequadamente, para que você não perca tempo fazendo "quebra-cabeças" ou gastando tempo com coisas que não deveria. Você não precisa se levantar para mudar um quadro, basta preencher suas pastas e colocá-las com a prova.

Pressa

Não há como você parar com isso e algumas empresas ganham muito dinheiro simplesmente porque podem oferecer pressa que outras não. É possível que você trabalhe para um deles! Portanto, a única coisa que você pode fazer é garantir um fluxo de trabalho eficiente e que nenhum projeto o retarde.

Mas há alguns limites para o que pode ser feito. O que precisa ser feito primeiro é avaliar quantos projetos podem ser feitos em um dia e quantas pressas, em média, também precisam ser feitas.

Normalmente, seu departamento de estimativa ou as pessoas que definiram os preços dos empregos devem SABER quantas horas devem ser gastas em cada projeto e você também deve ser informado sobre isso. Logicamente, se você trabalha 8 horas por dia, eles precisam planejar cerca de 5 a 6 horas no máximo de projetos normais e deixar de 2 a 3 horas para a corrida. Menos ainda se contar a hora do almoço e fazer uma pausa. Dessa forma, você terá tempo para um certo número de projetos que precisam ser realizados naquele dia e ainda terá tempo extra para emergências imprevisíveis. E se você não tiver pressa um dia, você simplesmente começará os projetos do dia seguinte! É assim que você sempre faz tudo pontualmente.

Seus gerentes não podem lhe dar 14 horas de trabalho por dia e adicionar pressa, e esperam que você chegue a tempo; em algum momento, a qualidade diminuirá e / ou você queimará! E de qualquer maneira, não faz sentido; você não pode criar tempo, só pode usá-lo melhor! Se eles querem isso, precisarão contratar mais designers ou um gerente para que você possa trabalhar em paz e em tempo integral nos projetos.

Se o seu chefe solicitar solicitações especiais, você as fará, mas elas devem se encaixar no tipo de sistema mencionado acima. É totalmente normal que ele faça isso e deve simplesmente ser considerado uma correria; mas se você puder conversar livremente com ele e perguntar se isso pode ser feito como um projeto normal, ele ficará feliz em lhe dar mais tempo para essas solicitações. Afinal, é da conta dele e ele está lá pelo dinheiro.

Cronograma

Como explicado acima, cada projeto deve ter um período de tempo preciso calculado para cada um deles. Você pode usar um gráfico de Gantt se ele puder ajudá-lo a visualizar melhor o fluxo de trabalho, mas, francamente, é algo que os departamentos que preparam o trabalho para você devem usar. Com um fluxo de trabalho rápido de 2 dias, é quase inútil perder tempo corrigindo o gráfico.

Uma coisa: não prometa demais para agradar os outros. Seja realista. Não sei como é o ambiente em que você trabalha, mas geralmente todos os departamentos acabam implorando aos designers solicitações extras ou mais atenção ao seu próprio projeto. Você precisa ter cuidado com isso e seguir as agendas de suas próprias pastas e respeitar as datas de entrega dos projetos que foram planejados e a corrida real. Caso contrário, você acabará penalizando a si mesmo e aos outros colegas de trabalho que estão bem organizados.

Nomeação de arquivo

Este é um sistema que funciona muito bem:

Qual é a sua convenção de nomenclatura de arquivos usada para controle de versão?

Quando eu trabalhava sob um fluxo constante de tarefas antigas e novas, minhas melhores ferramentas eram o Gmail, o Finder no OS X, as anotações do notebook e o InDesign.

No Gmail , meus clientes (ou talvez seu diretor) me enviavam e-mails com as tarefas. Os e-mails têm uma data e, às vezes, até um prazo, portanto é conveniente. Você também pode criar pastas, isso também é conveniente. Se você continuar organizando seus e-mails em pastas ou deixar os que estão em andamento em cima da sua caixa de entrada, no momento em que ligar o computador pela manhã, verá os e-mails dos trabalhos em andamento e talvez os prazos como bem.

No Finder do OS X , normalmente datava todas as pastas que criava e criava uma pasta para cada nova tarefa. Por exemplo "2015-08-05-Client-name-project-name". Nomear esse nome é muito importante, porque é assim que você pode pesquisar no computador tudo o que foi feito em "2015-08", por exemplo, e classificar facilmente os resultados por nome ou data de modificação. Além disso, você pode deixar as pastas com trabalho contínuo abertas no Finder, pois o Finder reabre as pastas que foram deixadas abertas na inicialização.

No InDesign , que é onde a maior parte do trabalho acontece para muitos designers, muitos projetos podem ser abertos ao mesmo tempo. E, assim como o Finder, reabre os projetos em andamento sempre que você fecha e reabre o aplicativo. Portanto, você pode ter 15 projetos em guias lado a lado no InDesign e ir de um para o outro até que eles sejam concluídos. Se eles estiverem abertos em uma guia, significa que estão inacabados, bem ali, sob seus olhos. Quando terminar de exportá-los e enviá-los para a impressora, você poderá fechar a guia.

Eventualmente, manter anotações em um caderno também é uma boa maneira de se organizar. Liste todas as tarefas em andamento, escreva o prazo para cada uma delas e apague ou apague-as com um marcador grande quando terminar. Dessa forma, você só verá o que resta a fazer. Em algum momento, escreva novamente em uma nova planilha os tzsks atuais ou após uma reunião com seu chefe.