Se você fosse atropelado por um ônibus, sua empresa estaria com problemas?

No trabalho, sou o único cara de TI (faça tudo e agora digite cara) nos últimos 10 anos. Se eu fosse atropelado por um ônibus, eles estariam totalmente ferrados. Já mencionei isso várias vezes para pessoas do tipo gerência / presidente, mas elas me ignoram. Que pena para eles.

O que posso fazer para aliviar a dor deles? (Ou devo me importar?)

(Sim, este deve ser um wiki da comunidade, mas não vejo a caixa de seleção ... talvez eu não tenha representante suficiente.)

Documente tudo.

Recentemente, houve um tópico no Slashdot sobre o início da documentação, o que me inspirou a escrever meus pensamentos sobre a documentação.

Meus pontos principais foram:

Princípio # 1: nunca é feito

A documentação é um esforço contínuo que sempre fica atrás do que está em produção. As alterações são feitas ad-hoc, as coisas mudam ou são interrompidas ou colocadas em serviço aleatoriamente. A documentação nunca será atualizada.

Você precisa vender as pessoas que pagam as contas com o valor de gastar tempo (e, portanto, dinheiro) para manter a documentação em execução atualizada. Freqüentemente, essas conversas acontecem assim: "lembra quando eu tive que gastar $ TIME descobrindo como $ THING estava quebrado? Bem, quando eu terminei, havia uma nota técnica detalhando $ THING, para que o próximo cara não tem que descobrir tudo ".

Você precisa fazer isso, mesmo que nunca termine.

Princípio # 2: A única coisa pior do que nenhuma documentação é a documentação errada

Isso é mais um truísmo do que um princípio. A documentação pode embalar você no falso senso de que algo está em um estado conhecido e que, se algo der errado, você poderá começar a corrigi-lo.

É importante reconhecer esse problema.

Princípio # 3: você está escrevendo documentação para seu sucessor

As probabilidades são 95% de tudo o que você documenta e nunca precisará se referir novamente. A documentação é uma coleção de sabedoria para o futuro, não para você. Portanto, você deve assumir que seu público sabe pouco ou nada sobre as especificidades de como as coisas são do jeito que são.

E haverá um sucessor. Não sei você, mas não pretendo ficar nesses ambientes específicos pelo resto da minha vida. As oportunidades vêm e vão, e quando elas chegam, às vezes você vai. Mas a vida continua atrás de você, e quanto mais suave você pode tornar a vida de seu sucessor, melhor. Caso contrário, você pode ter uma coleção de ex-clientes que dizem silenciosamente coisas pouco lisonjeiras sobre você. Eu gosto de dizer que são os mesmos 50 funcionários trabalhando em todos os lugares da TI em Ottawa porque você os encontra em todos os lugares. Ajudar seu sucessor pode abrir portas para você no futuro.

Agora, até certo ponto, sempre há um grau de "culpar o sujeito anterior" quando surgem problemas. Isso faz parte do negócio. Eu já fiz isso sozinho. Mas em várias ocasiões em que eu considerava o cara anterior um tipo de idiota, aprendi de outra maneira que ele realmente agia em conjunto e sabia mais sobre o que estava acontecendo do que eu na época.

Princípio # 4: "Por que" geralmente é mais importante que "Como"

Quando olhamos para um sistema, a maioria de nós começa a pensar assim: por que diabos é isso? Quase sempre existem razões muito específicas para as escolhas de configuração feitas. Nessas circunstâncias, o "Por que" determina o "Como", e você deve certificar-se de que o leitor entenda os problemas específicos que estão sendo resolvidos ao examinar os restos de fumar da sua solução.

Princípio # 5: Tem que ser fácil ou você não o fará

Isso significa que você precisa estar muito ciente de suas ferramentas, bem como daqueles que irão usá-las.

Manter as coisas atualizadas deve ser fácil. Se você precisar fazer algum tipo de esforço, encontrará desculpas para evitar fazê-lo quando for melhor, o que ocorre imediatamente após uma alteração.

Se suas ferramentas não forem fáceis de serem usadas por outras pessoas, elas não serão usadas. Isso pode ser especialmente prejudicial em um ambiente de equipe, pois quanto maior a equipe, maior a probabilidade de você encontrar um membro da equipe que não gosta da sua escolha de ferramentas.

Pessoalmente, gosto de um wiki para documentos. No entanto, o problema é que um wiki não impõe uma estrutura a você, portanto a estrutura deve ser imposta de fora. Isso sempre leva a conflitos em algum lugar, pois outra pessoa tem uma idéia melhor / diferente.

Em alguns lugares, usei documentos do Word e Visio "publicados" em PDF, com o PDF "mais recente" sendo considerado autoritativo. Isso é bom, pois você tem uma coleção que pode entregar ao seu empregador / sucessor. Os PDFs, se devidamente datados, podem fornecer um registro histórico do que aconteceu, embora não seja fácil navegar. É ruim o fato de eu não gostar do Word ou do Visio e ter sido forçado a obter um entendimento básico dessas ferramentas para comunicar efetivamente as idéias.

Meu empregador atual está brincando com a idéia de documentos do Word em um portal do Sharepoint. Nós apenas teremos que ver até onde chegamos lá

Claro que você deveria se importar. Afinal, qualquer trabalho que valha a pena é bom.

1.) Já foi dito, mas precisa ser repetido para reiteração. Documento, documento, documento. Use planilhas, papel de carta, pergaminho e pergaminho do Excel, se necessário. Vários milhares de cadernos de hidromel, como no filme "Se7en", se necessário. De qualquer forma, deixe claro, conciso e fácil de ler para quem vai precisar substituí-lo quando você for atingido por um meteoro.

2.) Depois de começar a documentar tudo, você deve estar disposto a escrever. Hora de iniciar um projeto paralelo, detalhando as alterações dos últimos anos feitas nos servidores. Comece a criar um processo de gerenciamento de mudanças, mas passe por ele historicamente. Observe a frequência com que você alterou esses discos em alguns desses servidores exigentes. Quanto eles custam, etc. Eles fornecem ótimas métricas para você confiar mesmo assim, mesmo que esse meteoro sinta sua falta e retire o cachorro do vizinho.

3.) Implemente um sistema de monitoramento que monitore e envie por e-mail falhas críticas. O que você disse? Você já tem um? Doce! Agora documente. Como funciona, o que você monitora, por que você monitora.

4.) Você tem a responsabilidade de levá-lo aos seus tipos de gerenciamento novamente. E de novo e de novo. Quantas vezes você puder. Seja educado. Seja respeitoso, mas venha suportar qual seria o custo para os negócios, se esse meteoro caísse e você desaparecesse.

Esta não é uma responsabilidade que você possa dispensar, é um requisito ético do seu trabalho e se compromete com a posição que ocupa como proverbial "guardião e guardião das chaves do reino".

Pense desta maneira. Se você pode evitar e esquecer de se preocupar com isso e se sentir bem fazendo isso, então por que você não está vasculhando o compartilhamento de arquivos contábil dos salários da empresa para ver o que e quanto mais esses tipos de gerenciamento estão gerando do que você? Por que você não está explorando dados corporativos confidenciais para seu próprio uso? Por que você não está lendo o e-mail das pessoas?

Simplificando, (e espero) que você não esteja fazendo essas coisas por causa de um bom senso sólido de moral e ética. Você sabe, tudo certo do tipo errado de coisa. Assim, se você tiver isso, sabe que é claramente sua responsabilidade documentar e preparar contramedidas contra o pior cenário possível.

Sendo assim, sua viagem de férias ininterrupta pelo trabalho e relaxante ao Havaí. :)

(Sem o meteoro, é isso.)

Tenha cuidado ao atravessar a rua, olhe nos dois sentidos, garanta que não haja ônibus com Keanu Reeves e Sandra Bullock dentro da estrada.

Se você deseja diminuir a curva de aprendizado para sua substituição, a melhor coisa a fazer é escrever a documentação da configuração e dos seus processos. Possivelmente, a maneira mais fácil de fazer isso é instalar um sistema wiki em algum lugar e continuar adicionando a ele. Algumas delas ficarão desatualizadas, mas o que não for será inestimável.

As muitas postagens acima sobre a importância da documentação são evidentes, mas há outro aspecto em ser "o cara" no trabalho que você deseja observar.

Se você é a única pessoa que sabe operar tudo, é difícil lidar com férias / nascimentos / emergências e nunca pode ser promovido ou aprender outros cargos na empresa (se isso lhe interessar). Se você não for capaz de crescer, aprender e expandir suas habilidades, poderá terminar em uma posição abaixo da linha em que procura um emprego, e seu currículo mostra que você passou 10 anos como programador da COBOL / FORTRAN ou como Administrador OS \ 2 / Novell / NT.

Crescimento e treinamento cruzado são importantes para o desenvolvimento como administrador de sistemas. Em vez de ser "o cara" do qual toda a rede depende, seja "o cara" que está sempre disposto a mostrar ao cara novo o que fazer e que está sempre interessado em aprender mais sobre o negócio.

A chave aqui é a documentação detalhada e completa. Isso é algo crítico não apenas no caso de você estar incapacitado, mas se houver uma pessoa mais nova e você quiser sair de férias (ou seguir para pastos mais ecológicos). Ter documentos e referências adequados pode ser imensamente útil para que outra pessoa acelere na rede.

Eu tento MUITO DURAMENTE garantir que não tenhamos conhecimento de SPoF, incluindo o meu. Essa atitude é mais valiosa do que qualquer conhecimento local que eu possa ter guardado para mim.

Eu assumi essa posição (Sys Admin / Lead Dev) de um cara que tinha sua própria maneira específica de fazer tudo. Os 17 servidores que temos são configurados um pouco diferentes. Há assim que muitos procedimentos e movimentação manual de problemas aqui e quase nenhuma de que foi documentado (documentação praticamente incluiu uma explicação única linha de cada servidor e seu papel). Isso me fez reavaliar muitos dos processos no escritório. Toda vez que aprendo algo, é adicionado ao wiki. Também delegoio alguns trabalhos do servidor para outros desenvolvedores, para que eles possam, pelo menos, aprender informações mínimas sobre pequenos trabalhos.

A escrita da documentação é péssima, mas pense em como seria entrar na sua posição sem nenhum.

A documentação é um grande negócio. Onde estou, tenho o problema oposto ao que você realmente colocou recentemente em um novo sistema de rastreamento de pedidos / pedidos (somos uma empresa de gravura e promoções) e tenho o problema de levar as pessoas a escrever no sistema as informações sobre a personalização. Principalmente pessoas de baixo nível, pois o gerente faz isso em seus pedidos, porque ela costumava fazer em todos os pedidos, colocando-o em um banco de dados de acesso MUITO ANTIGO. Eu quero tanto ficar sem papel, e é inteiramente possível em nossos negócios, mas simplesmente não consigo convencer as pessoas a digitar as informações da ordem de serviço, caramba.

Portanto, continue tentando obter autorização. Ou se você estiver se sentindo bem, faça-o em seu próprio tempo. Pode ser bom para o seu futuro na empresa, sem mencionar o seu sucessor.

re: devo me importar?

A menos que seu escritório seja 100% disfuncional, as pessoas perceberão que você faz as coisas funcionarem mais tranqüilamente. Que você se preocupa com o bem-estar da empresa, e não apenas com a sua 'indispensabilidade'. A empresa que aposta em você nunca saindo / nunca recebendo uma oferta melhor não está funcionando muito bem. É o trabalho de alguém perceber que você retém esse tipo de coisa da empresa.

Pessoalmente, adoro trabalhar com pessoas que documentam e querem que o trabalho que eles terminaram seja independente e não exija constantemente o envolvimento deles. Ao documentar e colocar as coisas que você já fez para trás , você abre mais tempo para trabalhar em projetos futuros.

Temos basicamente a mesma situação. Por isso o diretor me contratou para adicionar mais um nó de conhecimento.

Mas honestamente, não é o seu lugar para cuidar. O negócio da administração é avaliar os riscos e resolvê-los.

Descobri que a abordagem Como fazer as coisas ajuda a superar a barreira mental inicial, impedindo que você documente seu trabalho corretamente. Em vez de pensar na documentação como uma tarefa monolítica que o impedirá de realizar um trabalho "real", subdivida-o em pedaços pequenos. Sempre que você encontrar um pedacinho de informações que seu sucessor deve saber, anote-as. Reserve uma ou duas horas por semana para revisar, esclarecer e categorizar seu conhecimento.

• Documentação: Importante
• Seu valioso trabalho: não é tão importante quanto você pensa

Não documente. Não compartilhe conhecimento com outras pessoas. Ao documentar as coisas, você se torna menos valioso. Você será pago menos. Seu bônus será menor. Sua segurança no trabalho será reduzida. Por que você faria isso?

O equilíbrio adequado é onde você não é perturbado desnecessariamente durante o sono ou as férias. Caso contrário, você se desvaloriza.