Passei muito tempo realizando migrações de email para empresas que tinham muito pouco foco em TI ou nenhuma equipe em tempo integral para lidar com problemas comuns. Como resultado, nunca foram instituídas políticas que regem o uso de e-mail e os melhores processos. Os usuários finais nesses ambientes não são técnicos e tendem a resistir às mudanças.
Definitivamente, entendo a mecânica de alterar / mover / atualizar plataformas de correio. Na maioria dos casos, ajudo as empresas a migrar do POP3 ou IMAP baseado em Linux para o Microsoft Exchange. Esse tipo de movimento expõe uma infinidade de maus hábitos do usuário.
Minha preocupação não é inteiramente sobre o espaço em disco envolvido nos problemas de acumulação de e - mails que encontrei no passado ; sempre há um em cada empresa . É sobre os problemas e abusos que normalmente vejo quando estou trabalhando com uma empresa em particular.
Durante a última migração, vi:
Usuários que são
CC:eles mesmos em todos os emails (presumivelmente como uma maneira de acompanhar os threads de mensagens?).Mensagens de 300 megabytes na pasta Itens Enviados ?!?
As pessoas que enviam o Outlook leem recibos em todas as mensagens enviadas .
Usuários que mantêm subpastas para cada contato com o qual correspondem. Às vezes manualmente. Às vezes, com regras muito quebradas do lado do cliente.
Organização excessiva de subpastas . (algumas pastas com apenas uma mensagem).
Subpastas na Caixa de entrada (não tenho certeza se essa é uma prática ruim, mas parece errada).
Uso gratuito de Bandeiras Prioritárias. Tudo é de alta importância !!
Mais de 4 anos de email na pasta Itens Enviados .
25.000 ou mais itens na Caixa de entrada (com uma grande porcentagem deles não lidos).
15.000 ou mais mensagens na pasta Itens Excluídos .
Um usuário com 24.000 itens na pasta Rascunhos ! (o resultado de uma regra mal aplicada do lado do cliente).
Arquivo automático crescendo fora de controle.
Como isso acontece?
- O email é relativamente novo e os usuários não são instruídos sobre como utilizá-lo bem?
- É um problema de interface do usuário em que a pasta Itens Excluídos é simplesmente um sistema de arquivamento de uma chave ?
- Os administradores não estão fazendo sua parte para ajudar a corrigir ações com cuidado?
- Se os usuários tiverem problemas com o email básico, como enfrentar o desafio de ensiná-los sobre respostas de ausência temporária e como trabalhar o calendário do grupo (gulp)?
Minha pergunta é se existe um conjunto padrão de diretrizes sobre como gerenciar o email de alguém? (até um panfleto?)
Os problemas de educação do usuário tendem a desacelerar essas implantações porque estou alterando o fluxo de trabalho com o qual as pessoas chegaram por vários meios. E quando isso afeta as pessoas em todos os níveis / funções de uma organização, parece que não há um padrão em vigor.
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Eu gosto dessa analogia da sua caixa de correio em casa para tentar lidar com usuários de email "ruins".
Você não deixa todo o spam não aberto na sua caixa de correio, não salva suas contas, sua foto da sua sobrinha no zoológico ou qualquer outra coisa lá. Você o retira e o joga fora ou o coloca em outro lugar para guardar com segurança. Trate sua caixa de correio de e-mail, como faria com sua caixa de correio residencial.
Com isso dito, a educação do usuário e o treinamento adequado percorrem um longo caminho. Nós impomos limites de caixa de correio dentro do motivo e alinhamos as limitações de tamanho de envio e recebimento com o Google para evitar problemas. Independentemente disso, sempre haverá um usuário que acha que tudo "deveria funcionar" sem que eles precisem lidar com isso (por exemplo, limpe sua caixa de correio em algum momento dos muitos anos de acumulação).
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