Os administradores de sistema e de rede geralmente são pessoas muito ocupadas. Projetos de malabarismo, reuniões, tickets de suporte e solicitações verbais de pessoas nos corredores podem causar uma verdadeira bagunça. Discutimos alguns sistemas de rastreamento de solicitações aqui no passado, mas que outros métodos ou ferramentas você usa para gerenciar seu tempo para ser mais eficaz?
O livro de Thomas Limoncelli, Gerenciamento de tempo para administradores de sistemas , tem ótimas idéias, mas o que funciona e o que não funciona no mundo real?
O sistema que eu uso é o Getting Things Done , mencionado acima. Também achei o Gerenciamento de tempo para administradores de sistema (também mencionado acima) muito valioso.
O que mais gostei no GTD foi o quão agnóstico era no seu "sistema". Pode ser papel, eletrônico, qualquer coisa. Contanto que funcione, quem se importa?
Comecei usando cartões de índice presos com um clipe de fichário que eu carregava por toda parte. Cada cartão de índice era um contexto diferente de GTD. Provavelmente foi isso que me manteve mais próximo dos princípios do GTD. Depois disso, usei o OmniFocus por um tempo, até participei da versão beta pública e recebi uma cópia muito barata. Mas eu achei isso muito complicado. (e eu o abri na semana passada e o fechei novamente quase tão rapidamente por medo!) Além disso, não gosto que eles estejam cobrando US $ 25 pela versão do iPhone, como se os US $ 70 do OmniFocus ainda não fossem escandalosos. Depois disso, usei um arquivo de texto sem formatação que mantinha aberto no vim o dia inteiro. Provavelmente, meu melhor sistema até agora, mas não era muito portátil. Então, mudei o arquivo de texto para um wiki e tinha planos de usar uma extensão no Firefox para permitir que eu o abrisse no vim,
Agora estou usando o Things for Mac . Por enquanto, tudo bem. É muito simples. Provavelmente, seu melhor recurso é a categoria "Hoje", na qual você coloca o que deseja fazer hoje. Isso não é muito GTD, mas funciona para mim. O maior problema do Things é que é muito fácil perder o controle das tarefas. Está listado abaixo? Programado? Algum dia? Projetos? Por que as próximas ações em projetos não aparecem nas áreas de responsabilidade? Existem muitas deficiências e eu gostaria que ele tivesse a capacidade de criar suas próprias visualizações personalizadas, como no OmniFocus. Mas, apesar disso, comprei uma licença e provavelmente comprarei a versão do iPod touch em breve. Não é perfeito, mas está me ajudando a me manter organizado, o que eu acho que é a única coisa que realmente importa.
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Se você não é uma banda de um homem só, ter uma rota de suporte é uma obrigação. Os benefícios de poder desviar perguntas de suporte para outra pessoa por uma semana não podem ser subestimados; Ele permite que você se concentre nas coisas de médio a longo prazo que, de outra forma, continuam se atrasando.
Em termos de gerenciamento de tempo / tarefa, tenho 3 listas:
A lista @desk é ainda classificada por data de vencimento, com itens mais urgentes no topo.
Além disso, a lista @somestage é surpreendentemente catártica; é bom ter um lugar para anotar as coisas que realmente incomodam, mas você não pode justificar gastar tempo para consertar agora, pois isso não afeta o serviço.
Algumas dicas gerais em termos de hábitos de trabalho, que, embora não sejam diretamente sobre gerenciamento de tempo, provavelmente economizarão tempo a longo prazo:
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Utilizamos um software chamado AdvenNet ManageEngine para todo o departamento de TI. É uma ótima ferramenta para enviar e rastrear tickets, ativos e base de conhecimento.
Quando um usuário me para no corredor, eu honestamente os informando que esquecerei quando voltar para a minha mesa; portanto, envie um ticket. Esses tickets podem rastrear o progresso, o horário etc., e os usuários podem fazer check-in a qualquer momento.
Confira, é uma ótima ferramenta.
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Pessoalmente, uso uma combinação de sistema de tickets ( Request Tracker ) e meu calendário do Outlook. Trabalho no sistema de tickets para tickets do tipo conserte-os agora, mas, para problemas maiores, aqueles que levarão vários períodos de trabalho, agendo-os no meu calendário do Outlook. Basta arrastar a guia ou barra de endereço e soltá-la no calendário. Deixo os lembretes definidos para me lembrar 0 minutos antes do vencimento, para que eu saiba quando alternar tarefas. Se algo me interrompe (e acontece com frequência) ou se uma tarefa precisa de mais tempo, basta arrastar e executar minhas tarefas no calendário de acordo.
Adoro a idéia de uma pessoa lidar com interrupções enquanto a outra pessoa tem uma "fortaleza de solidão" para se concentrar em assuntos importantes, mas não urgentes. Depois, mude de posição mais tarde. Infelizmente, eu sou o único homem que mostra a maior parte do tempo e não tenho porta no meu escritório, então recebo muitas e muitas visitas.
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Eu uso meu próprio híbrido de GTD (veja a resposta de Adam ) e Linenbergers "Total Workday Control" ( veja abaixo ).
IMHO, as chaves são:
1- Reconheça que você não pode controlar o tempo, você só pode controlar tarefas. O maior valor de qualquer sistema é identificar a melhor coisa a fazer a seguir.
2- Um único local para reunir todas as tarefas, projetos e próximas ações. Uso tarefas do Outlook, com conectores para o ToodleDo no meu iPhone.
3- Revisão regular das tarefas, projetos, próximas ações, etc. Faço isso semanalmente.
4- Disciplina. Disciplina para usar o sistema para encontrar a próxima tarefa, disciplina para colocar tudo no sistema e disciplina para minimizar interrupções e distrações (como ServerFault!).
Nota sobre o TWC. Não vinculei porque a versão usada não é mais atual. Eu li a versão 1 de seu livro "Total Workday Control usando o Microsoft Outlook". Ele atualizou (versão 2) para "Manage Your Now", que eu ainda não descobri.
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Eu uso Remember the Milk . Pode amarrar no Outlook. Possui 3 níveis de prioridade, pode ser vinculado a outras pessoas, permite usar guias para agrupar itens e permite o uso de tags. Se você possui um Blackberry ou outro dispositivo móvel, existem clientes que manterão o RTM e sua lista de tarefas sincronizadas. Portanto, se você estiver fazendo a convo do corredor e surgir uma tarefa, digite-a no telefone. Em seguida, ele aparece na sua caixa de entrada na próxima vez que você acessa o site (eu costumo tê-lo na minha tela). E você pode executar tarefas recorrentes, etc.
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Vá para Ferramentas do gerente e encontre seus podcasts no Gerenciamento de calendários. Você não pode gerenciar o tempo, ele não responde bem às tentativas de acelerá-lo ou desacelerá-lo, e realmente existem apenas tantas horas no dia.
Eu uso um sistema de ticket para corrigi-lo agora e projetar tarefas baseadas. Para tarefas recorrentes e intermediárias, eu uso o Outlook.
Captura de dados: você precisa de uma maneira de capturar solicitações, idéias, requisitos etc. quando não estiver em sua mesa. Saí e peguei um notebook MoleSkin, com cerca de 15 cm x 16 cm e preto, para que pareça bom o suficiente para ser levado à sala de diretoria. Imprimo meu calendário do Outlook toda segunda-feira, dobra-o para que caiba na página em que estou. durante a semana, atualizarei a cópia em papel e o Outlook.
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Se você estiver em um Mac, o OmniFocus é incrível para gerenciar vários projetos e tarefas associados às tarefas. É bastante simples de usar e implementa alguns dos princípios do Getting Things Done , mas não o força a fazê-lo.
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Embora tenha tentado o método Total Workday Control mencionado em outro lugar, nunca consegui fazê-lo funcionar bem com meu fluxo de trabalho. Tive muita sorte (e recomendo fortemente) Take Back Your Life, de Sally McGhee, que basicamente usa os princípios de Getting Things Done, de David Allen, e os aplica especificamente ao Outlook (onde passo a maior parte do dia). Embora atualmente tenha caído do vagão, é a única vez em que tenho uma caixa de entrada com itens ZERO (e a mantive assim por meses). STRONGLY recomendado (e ... fazer uma anotação para reler o livro eu mesmo :).
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