Meu colega (não técnico) me ameaçou com um gráfico de Gantt para um novo projeto que estamos planejando atualmente. O que isso provavelmente nos proporcionará e será uma ferramenta útil?
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Meu colega (não técnico) me ameaçou com um gráfico de Gantt para um novo projeto que estamos planejando atualmente. O que isso provavelmente nos proporcionará e será uma ferramenta útil?
Respostas:
Como a Wikipedia diz, o gráfico Gannt é um tipo de gráfico de barras (mais frequentemente um "tipo de linha") que ajuda no planejamento do projeto. Muitas vezes, é desenhado manualmente na parede em um pedaço de papel grande (muito grande), pois é facilmente modificado nesse formato.
É um tipo muito simples de ferramenta de planejamento; você pode produzi-lo no Excel ou em algum equivalente; e bastante eficaz, desde que o tempo necessário para determinadas fases do projeto possa ser estimado aproximadamente. Se houver um atraso - não há problema -, uma linha será mantida, as outras permanecerão as mesmas e você terá uma nova data de término do projeto.
As fases sobrepostas (em termos de tempo) são facilmente vistas nela, tão facilmente quanto as dependências de iniciar uma fase dependendo do fim de outra.
é tudo o que realmente existe.
Obviamente, o problema com o Gannt (ou o "cronograma", como costuma ser chamado em minha parte do mundo) é que, no início de um projeto, você tem tudo desenhado na parede, sentindo-se entusiasmado e feliz, ... então ocorre um atraso, e você o altera no gráfico, e você ainda está feliz ... então outro atraso ocorre, você redige novamente e continua se sentindo muito bem .. Atrasos de 100x ocorrem ... você está se sentindo _______ (censurado).
Ou seja, é apenas uma boa ferramenta de planejamento de projeto se você realmente cumprir esses pequenos prazos. Então pare de perder tempo aqui e comece a trabalhar!
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Um gráfico de Gantt bem produzido e mantido pode ser uma ótima ferramenta. Os principais benefícios são mostrar quais tarefas dependem de outras tarefas, prever como o projeto pode ser afetado por atrasos e destacar horas perdidas porque você estava esperando por outra coisa.
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Eu usei com sucesso gráficos de Gantt no passado para gerenciamento de projetos de software. Eu também vi pessoas abandoná-los em frustração.
Qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos é útil apenas se estiver respondendo a perguntas que alguém realmente está fazendo. No meu caso, eu recebi duas perguntas continuamente, e meu gráfico de Gantt poderia respondê-lo:
Então, quais fatores são necessários para que um gráfico de Gantt seja útil?
Vários membros da equipe
Isso deveria ser óbvio. Se houver apenas um membro da equipe, tudo o que você precisa é de uma lista de tarefas em uma coluna. Você só vai fazê-los um após o outro.
Conhecimento de quais são as tarefas
Esta parece ser outra afirmação óbvia, mas você ficaria surpreso com quantos projetos de software não estão bem definidos o suficiente para serem divididos em tarefas. Você realmente precisará de uma especificação inicial e de um certo grau de design inicial. Em algumas metodologias ágeis / extremas, você não pode usar um gráfico de Gantt, porque não sabe quais serão as tarefas na iteração de três semanas subsequente.
Tempo e motivação para manter o gráfico
Alguém tem que dedicar tempo para manter a coisa. Muitas vezes, alguém passa dias elaborando um gráfico detalhado de Gantt e depois o negligencia. Talvez ele saia um mês depois, ria nervosamente e joga fora, para nunca mais falar sobre isso.
Depois de ter as tarefas e as melhores estimativas, você as coloca no gráfico. E quando a primeira tarefa for concluída, você deverá marcar isso no gráfico e depois agitar todas as outras tarefas para compensar o fato de sua estimativa estar errada. E dois dias depois você faz de novo. E, novamente, mais dois dias depois. E, é claro, quando você se esquece de algo ou aparece um defeito, é necessário colocar as novas tarefas no gráfico.
Pode parecer um compromisso significativo de tempo contínuo, e você está certo. De onde vem a motivação para fazer isso?
Alguém realmente se importa com os resultados
Os tempos em que usei um gráfico de Gantt com sucesso foram nas reuniões semanais de gerenciamento de projetos. O gerente andava pela sala pedindo a cada líder de equipe que declarasse quando o projeto seria entregue. Se um projeto estivesse atrasado, os recursos seriam realocados. Nas duas primeiras reuniões, gaguejava que realmente não sabia quando seria entregue e apresentaria um vago "em três meses". O constrangimento disso me fez mudar minha estratégia e garantir que eu tivesse um gráfico de Gantt atualizado e preciso antes de cada reunião.
Como efeito colateral, isso tornou meu projeto mais organizado e mais eficiente, e os membros da minha equipe mais motivados.
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Nenhuma invenção isolada merece mais crédito por tornar o planejamento do projeto tão impopular como hoje em dia do que Tracking Gantts. Rastrear Gantts não deve ser apenas considerado prejudicial - eles devem ser considerados maus. Aqui está o porquê.
Razão # 1: sua motivação
O acompanhamento de Gantts permite que você veja, para cada etapa do seu plano, quanto tempo você pensou que levaria e quanto tempo realmente levaria. Você sabe, todos os dias e na reunião de status, que a fase X deveria começar em março, mas claramente não começará antes de maio. Impressionante. Você já sabia, quando fez o planejamento inicial, que o plano terá que mudar à medida que o projeto progride. Novas informações vêm à tona. Pessoas e recursos são imprevisíveis, etc. Então, por que é importante ser constantemente lembrado, em todas as reuniões de status, quão mal suas previsões iniciais estão se saindo na vida real?
Razão # 2: Eles forçam você a seguir o plano original
A própria idéia de rastrear o gráfico de Gantt de um projeto significa que, em vez de se concentrar na adaptação constante do seu plano de trabalho com base em novas informações, você opta por seguir um plano desatualizado, apenas porque permite apontar os dedos e destacar as previsões errôneas que eram as resultado inevitável da enorme quantidade de incerteza que a fase inicial de planejamento do projeto acarretou. Afinal, você não pode rastrear o Gantt se permitir que o plano mude radicalmente, certo? Ele tem que ter a mesma forma geral e ser composto pelas mesmas etapas, caso contrário não há nada a ser rastreado ... A aderência aos planos é a principal razão pela qual "Cachoeira" é atualmente considerada um termo pejorativo atualmente. Planejar com antecedência é confundido com a aderência ao plano original.
Razão # 3: Eles não ensinam nada
Não é como se o atraso neste projeto realmente mudasse a maneira como você planeja o próximo projeto, a menos que os projetos que você está planejando sejam previsivelmente semelhantes e repetitivos. Afinal, é para isso que Gantts foi usado inicialmente - planejando o trabalho nas linhas de produção da fábrica, onde as tarefas são muito bem definidas e sua duração é extremamente previsível.
O valor que o rastreamento agrega a um gráfico de Gantt de desenvolvimento de software é zero. Indiscutivelmente até menos que zero. As estimativas anteriores não são apenas irrelevantes para novos projetos, a ilusão de que você pode realmente melhorar sua capacidade de estimativa ao longo do tempo por meio de retrospecção é perigosa. Certamente, um estudante de CS pode realmente não saber que a integração leva muito tempo na vida real. Mas qualquer pessoa envolvida em mais de dois projetos em sua vida já está bem ciente dos suspeitos comuns de projetos atrasados. A verdadeira razão pela qual os projetos estão atrasados não é um fator de erro matemático que deve ser aplicado às estimativas em geral - é a incerteza inerente que surge ao se fazer algo pela primeira vez e sem saber exatamente como isso vai dar certo.
Na verdade, existem sistemas de gerenciamento de projetos por aí que tentam atacar o problema desse ângulo equivocado. Eles medem suas previsões em relação ao desempenho real e tentam corrigir sua estimativa geral usando análise estatística. Como se "Danny sempre subestime tudo em 14,3%" é sempre o caso. Danny não é estúpido, e assumir que o erro de suas previsões é previsível é realmente idiota. Confunde a "cura" primitiva - adicionando fatores à sua estimativa - com a causa do problema. Sua estimativa não é imprecisa porque não foi multiplicada pelo fator "correto". Seu plano é simplesmente incompleto; e todo plano é incompleto à sua maneira.
Razão # 4: Eles concentram sua atenção nas coisas erradas
Em vez de se concentrar no que precisa ser feito para entregar a tempo, agora você está focado em justificar suas previsões imprecisas. Em vez de focar no planejamento com mais detalhes e adaptar seu plano a novas informações, você está reformulando um plano desatualizado. Os projetos raramente são atrasados porque as partes do plano de trabalho foram incorretamente estimadas. Eles estão atrasados porque muitas coisas foram simplesmente deixadas de fora do plano original. O rastreamento de Gantts torna isso ainda pior, porque que tipo de motivação você tem para inserir mais detalhes em seu plano, se tudo isso acabar destacado como uma estimativa ruim em todas as reuniões de status? Eles fazem com que você se atenha a grandes pedaços de trabalho rastreados em seu gráfico de Gantt. Em vez de deixar você se concentrar na adaptação e seguir o caminho certo,
Há também o problema de não ter ferramentas boas o suficiente para gerenciar planos suficientemente elaborados. Você tem uma chance muito melhor de construir um bom plano inicial (e estimativa) se suas ferramentas permitirem expor todas as etapas frequentemente negligenciadas ao longo do caminho. Gantts tradicionais são bestas de baixa resolução que são legitimamente vistas pelos desenvolvedores como caricaturas da realidade do gerenciamento de projetos. O que é necessário é uma ferramenta que facilite adicionar o máximo de informações possível ao plano de trabalho no estágio inicial e, em seguida, torne tão fácil a adaptação do plano quanto a névoa da incerteza desaparecer lentamente do projeto. A última coisa que você precisa é de lembretes incessantes de baixa resolução de suas previsões imprecisas do passado. Rastrear Gantts é bom para apontar dedos e cobrir as bundas, não para fazer as coisas.
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O software de gráficos de Gantt permite analisar interdependências complexas e prever os efeitos de excedentes e atrasos.
No entanto, para a maioria dos projetos de software, existem poucas interdependências e entradas externas; portanto, a chave da previsão é saber qual o multiplicador certo a ser usado quando a equipe do software disser que levará três semanas.
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Como outros já disseram, um gráfico de Gantt (geralmente designado informalmente como plano de projeto) é uma maneira de mapear tarefas e as interdependências entre essas tarefas, com o objetivo de estabelecer o tempo total decorrido mínimo para um projeto.
Do ponto de vista do gerenciamento, o principal resultado é a identificação do caminho crítico, que é a lista de tarefas que, se atrasadas, o projeto atrasado.
Um exemplo muito simples - digamos que dois programadores estão trabalhando em um projeto com três tarefas (módulo de código A levando um programador por 10 dias, módulo de código B levando um programador por 5 dias, depois integre aeb levando os dois programadores por 2 dias). As duas primeiras tarefas (módulos de codificação A e B) serão trabalhadas em paralelo e o objetivo é concluir as três tarefas e, portanto, projetá-lo em 12 dias.
Nesse caso, o caminho crítico é o módulo de codificação A e o teste de integração. A codificação do módulo B pode realmente começar com 5 dias de atraso (ou mais de cinco dias) sem nenhum impacto, mesmo que tenha terminado no prazo, o módulo de codificação A levará muito mais tempo. Por outro lado, se o módulo de codificação A ou o teste de integração diminuir a qualquer momento, o projeto inteiro será perdido.
Saber esse tipo de coisa ajuda a entender como implantar recursos e se um atraso em uma tarefa específica provavelmente afetará todo o projeto.
Eles são úteis? Obviamente sim, mas com uma ressalva significativa: apenas enquanto as informações que forem inseridas forem boas - ou seja:
E a partir daí, a equipe precisa trabalhar no gráfico e executar as tarefas na ordem certa (sem fazer algo que seja mais interessante que a tarefa atribuída, pois isso potencialmente atrasará algo / alguém mais adiante).
Se você fizer tudo isso, então sim, pode realmente ajudá-lo, mas o trabalho precisa ser antecipado para garantir que seja preciso e realista.
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ADORO gráficos de Gantt e, se houvesse melhores opções de software para o Mac criá-los, eu os usaria o tempo todo.
Conhecer as dependências é enorme. "Se não concluirmos a parte do preenchimento dos dados do projeto, a construção dos aprimoramentos do whatsit não poderá começar".
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Se o seu projeto for um projeto de desenvolvimento de software, um gráfico de Gantt não será muito útil e será principalmente uma perda de tempo. Eles não foram projetados para a natureza fluida do desenvolvimento de software, ie.
O resultado é que você gastará mais tempo atualizando o plano do que fazendo o trabalho.
Basta gerenciar seus requisitos e tudo o mais se encarregará.
YMMV
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