Como impedir que as células sejam impressas no Excel

Como impedir que o conteúdo de células específicas (ou linha ou coluna inteira) seja impresso no Excel, mantendo-os visíveis na tela quando estou editando o arquivo? Idealmente, eu seria capaz de fazer isso com células no interior da planilha (ou seja, não apenas na (s) coluna (s) mais à direita ou nas linhas de fundo). Ocultar linha (s) ou coluna (s) não é aceitável porque preciso manter o tamanho da célula, para manter a aparência geral da planilha.

Procurei uma maneira de definir um formato condicional que depende de o Excel estar imprimindo no momento, mas não parece existir. Estive definindo manualmente a cor do texto como branca antes da impressão (e revertendo-a manualmente depois), mas parece que deve haver uma maneira automagica de fazer isso.

Você pode aplicar a formatação normal (não condicional) para conseguir isso. Selecione a célula, linha e / ou coluna em questão e vá para "Formatar células", acessível através da faixa de opções ("Página inicial" → "Células" → "Formato") ou o atalho do teclado Ctrl+ 1.

Na guia "Número", selecione Categoria = "Personalizado" e, em "Tipo", digite:

""; ""; ""; ""

ou simplesmente

;;;

Isso informa ao Excel para exibir uma sequência vazia se a célula contiver um número positivo, número negativo, zero ou texto (não numérico). Portanto, qualquer valor que não seja um erro será oculto na tela e quando impresso.

Se você estiver usando o Office 2010, em "Arquivo -> Imprimir -> Configuração da página -> Folha (guia)", a configuração para "Área de impressão" deve ser o que você está procurando. No meu exemplo, apenas as colunas A: J serão impressas; no entanto, tudo é mostrado ao visualizar na tela.

É assim que a caixa de diálogo se parece:

^{(Clique na imagem para ampliar)}

Também pode ser acessado como "Layout da página" → "Configuração da página" → (botão de canto) → "Configuração da página" → "Folha":

Esta solução não exige que você tome medidas especiais antes e depois de cada vez que precisar imprimir o arquivo. Ele se baseia na idéia de usar uma "Área de Impressão", conforme sugerido por Terence e Don Livezey. Coloque as células que você não deseja imprimir fora da área de impressão. Se isso é bom o suficiente para você, está feito.

Mas você pode querer que as células excluídas apareçam dentro da área de impressão ao editar a planilha. Nesse caso, para cada célula que você deseja exibir, mas não imprime:

• Inserir uma "forma". (Um retângulo funciona melhor.) Posicione-o sobre a célula onde deseja que os dados apareçam. Formate-o visualmente como desejar. Talvez seja melhor não ter linha de fronteira. Defina a cor de preenchimento como desejar para a cor de plano de fundo ou sem preenchimento para permitir a exibição da cor de preenchimento da célula subjacente (e tornar a forma invisível).
• Configure a forma para exibir o conteúdo da célula desejada, selecionando a forma e digitando uma referência (por exemplo, =D15) na barra de fórmulas na parte superior . Não basta digitar na forma; se você fizer isso, a fórmula ( =D15) será exibida literalmente.
• Clique com o botão direito do mouse na forma e selecione "Formatar Forma". Em Propriedades, você pode selecionar se a forma é impressa ou não (desmarcando a caixa de seleção "Imprimir objeto"). (No Excel 2013, isso está em "Opções de forma" → "Tamanho e propriedades" → "Propriedades".)

Quando eu precisava fazer o que você está dizendo, o que eu faria era:

Use a função no editor de código (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

para ocultar as colunas ou linhas, faça a impressão e depois as oculte.

Exemplo:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Ou altere a parte respectiva para ocultar as colunas (este exemplo oculta as colunas B e D):

        With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Ou oculte todas as linhas com uma célula em branco na coluna A:

        With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Ligações:

• Ocultar linhas, colunas ou células ao imprimir uma folha
• Impedir a impressão de células específicas
• Como adiciono o VBA no MS Office?

Resolvi o mesmo problema criando uma planilha separada e copiando um link para as informações lá. Para fazer isso, destaque toda a folha original e copie-a ( Ctrl+ C). Vá para a nova planilha e clique com o botão direito do mouse na primeira célula. Selecione o ícone do link nas Opções de colagem. Tudo o que for colado será não formatado, portanto, você precisará corrigir isso. As células vazias conterão zeros. Para corrigir isso, vá para "Arquivo" → "Opções" → "Avançado" e desmarcando a caixa "Mostrar um zero nas células com valor zero".

Agora você pode excluir as células, linhas ou colunas que não gostaria que aparecessem nas impressões. A folha Imprimir será atualizada à medida que você atualiza a folha original.

Se, como eu, você tiver uma folha de base copiada por diferentes períodos de tempo ou finalidades, poderá criar esta folha de impressão para a folha de base. Quando você precisar de um novo par, basta copiar as duas folhas e a nova folha de impressão será vinculada à nova folha.

Como não tenho pontos de reputação suficientes para comentar em outras postagens, adicionarei uma "resposta" com algumas observações. Eu tinha a mesma necessidade ou similar, e há prós e contras em várias abordagens.

• Configuração da área de impressão: isso pode funcionar dependendo do layout da folha, mas não lida muito bem com uma seleção de área de impressão não contígua. Ou, talvez ele lide com isso muito bem, mas a abordagem selecionada não funciona no meu caso. Por exemplo, se eu tenho uma planilha com as colunas AE e quero ocultar as colunas B e D na impressão, ele coloca cada coluna impressa {A, C, E} em uma página separada. Não era exatamente o que eu queria.

• Configurando o texto para branco em branco: pode funcionar em alguns casos, mas CUIDADO, isso não impede que os dados ocultos vazem. Se você estiver tentando ocultar informações confidenciais, saiba que, se imprimir em PDF, os dados ainda estarão presentes no arquivo PDF. Mesmo sendo branco sobre branco, ele ainda está lá e pode ser copiado / colado no arquivo PDF.

Prefiro a abordagem que usa macros para ocultar as colunas selecionadas na impressão, embora perceba que pode não ser aplicável ou a melhor opção em todas as situações.

Você pode "ocultar" linhas ou colunas inteiras clicando com o botão direito do mouse na linha / coluna e selecionando "Ocultar". Isso impedirá que a linha / coluna seja impressa (ou exibida). Se você tiver várias linhas / colunas, poderá destacá-las "clique e arraste" se elas estiverem próximas uma da outra ou com Ctrl+ clique se não estiverem próximas uma da outra. Quando linhas / colunas estão ocultas, seu número / letra não é mostrado. Para exibi-los, apenas destaque as linhas / colunas em ambos os lados e "clique com o botão direito" e selecione "Mostrar".

Não tenho certeza se você pode impedir que células individuais sejam impressas, exceto a alteração da cor da fonte. Você pode automatizar isso com formatação condicional.

Além de ocultar colunas ou linhas, como sugerido acima. Você pode ver as Visualizações personalizadas como uma maneira simples de aplicar e cancelar a aplicação do que você não deseja mostrar.

Por exemplo, se você imprimir uma coluna para um vendedor, outra para um armazém e outra com tudo, poderá criar uma exibição personalizada para cada uma delas e alternar facilmente para qualquer uma delas.

Outra maneira simples é limpar temporariamente o conteúdo da célula, realçando as células selecionadas - clique com o botão direito do mouse e selecione "Limpar conteúdo".

Agora você pode imprimir e clicar no botão Desfazer e tudo volta ao normal.

Eu segui o caminho do "conteúdo claro" e posso dizer que em um dia agitado, não é difícil esquecer de desfazer algo apenas para fins de impressão.

Meu processo consiste em ter uma guia "trabalhando" (origem), com uma mensagem "não toque" para todos os colegas que trabalham no meu arquivo, bem como uma guia "imprimir" (destino) que é desenhada diretamente na guia trabalho sem ter que se preocupar em limpar, ocultar ou lembrar de colocar de volta.

Quando atualizo a fonte, o destino obtém todas as informações necessárias e não perco horas de trabalho que deveria ter sido melhor em fazer backup.

Além disso, faça backup de seus arquivos, hehe.

Felicidades

Para impedir a impressão de linhas ou colunas, você pode ocultá- las:

1. Selecionar linha (s) / coluna (s)
2. Clique com o botão direito nele
3. Escolha "Ocultar" no menu de contexto

A maneira alternativa é criar um grupo e recolhê- lo:

1. Selecionar linha (s) / coluna (s)
2. Escolha a guia Dados (na faixa de opções ) -> botão Grupo no grupo Estrutura de tópicos

Agora você pode recolher / expandir rapidamente linhas / colunas para edição / impressão.

Veja também o vídeo que descreve várias maneiras de ocultar células (incluindo as descritas acima).

Tendo em mente o conselho anterior de que fonte branca pode ser visível na impressão em PDF, eu uso a seguinte técnica:

Use uma célula fora da área de impressão com uma entrada "1" ou "0".

Em seguida, refiro-me a esse campo na formatação condicional de todas as células necessárias para não serem impressas.

Se A1=0então, defina o formato como fonte branca.

Se, em A1=1seguida, defina o formato para preto ou qualquer fonte de cor desejada.

A segunda linha pode não ser necessária, mas também permite destacar áreas usando números diferentes para um intervalo ou células únicas nos planos de fundo, bordas e fontes que você escolher, selecionando um intervalo de números na célula A1.