Utilitário de fax por e-mail quando ambos estão disponíveis

Restam alguns benefícios para o envio de documentos via fax em vez de email? (supondo que o remetente e o destinatário tenham acesso a qualquer uma das tecnologias). Por exemplo, existem casos em que o fax é mais seguro ou conveniente que o email?

Uma razão realmente grande são assinaturas e leis. Por exemplo, em alguns países, você pode simplesmente enviar uma assinatura por fax enquanto estiver usando assinaturas digitais, exigindo que você obtenha uma assinatura digital oficial (geralmente armazenada em um cartão inteligente, se ela existir em primeiro lugar, e algumas vezes com menos "validade" do que uma manuscrita). assinatura), obtenha um leitor de cartão inteligente, instale um middleware que pode ou não funcionar com o programa que você deseja usar para assinar o documento e, em seguida, o destinatário também pode precisar de um programa que funcione com a assinatura digital para confirmá-lo e assim por diante para toda a cadeia.

Não é incomum que algumas empresas precisem enviar documentos assinados para dezenas de diferentes órgãos reguladores, agências, bancos e assim por diante, e em todos eles todos terão que ser treinados e equipados para usar a assinatura digital. Tais preparativos podem ser feitos em um único país, mas o que acontece se você receber um email assinado de outro país (quando as assinaturas forem ainda mais importantes porque a outra pessoa não pode simplesmente vir e assinar um documento e correio leva tempo e dinheiro).

Além disso, todo o processo de envio de correio autenticado é um pouco complicado. Para um simples funcionário de escritório, geralmente é mais fácil usar apenas fax e concentrar-se em fazer o trabalho que ele deveria fazer.

Então, basicamente, o principal motivo é a inércia da sociedade. Todo mundo precisa se acostumar com e-mails e quase todo mundo já está acostumado a usar um fax, portanto, a transição não é fácil.

Outro problema é a dificuldade de acessar documentos. Usando um fax, você pode facilmente enviar notas manuscritas ou pegar um documento e sublinhar à mão e assim por diante. No computador, essas coisas "simples" são um pouco mais complicadas. Por exemplo, se você tiver um documento no computador, precisará imprimi-lo, editá-lo manualmente e depois digitalizá-lo ou editá-lo no computador, e as pessoas geralmente não estão tão acostumadas a interagir com os computadores quanto elas. acostumado a fazer interface com um lápis. Além disso, os ratos são difíceis de usar para desenhar e tablets gráficos geralmente não fazem parte do computador padrão do escritório.

Enviar documentos oficiais por fax com assinaturas e coisas assim facilita as pessoas que recebem. Eles não precisam imprimir toneladas de papéis; o fax cuidará disso E exibirá seu número de fax na parte superior (para facilitar a organização).

Não acho que o fax tenha vantagem significativa sobre o e-mail além disso. No futuro próximo, você poderá ter um tipo de 'máquina de email' em que as empresas tenham um servidor de email com um email especial para cada departamento. Todos os emails recebidos passam por filtros para remover qualquer tipo de spam e aceitam apenas emails legítimos. A máquina pegaria esses e-mails, os enviaria para as 'máquinas de e-mail' do departamento em questão e seriam impressos automaticamente.

Não sei se existe algo assim, mas é bem legal :)

O fax é preferível ao envio por e-mail quando documentos legais ou críticos devem ser enviados porque, como respostas anteriores indicadas ao enviar um fax, você garante que ele chegou. Quando você envia um e-mail, não há garantia de que ele chegou - não receber uma mensagem de devolução não é uma garantia de chegada.

Um fax só pode ser enviado se houver um aparelho de fax pronto e aguardando para recebê-lo. Se você receber uma notificação de que um fax foi enviado, você sabe que o número de fax na outra extremidade o recebeu.

No caso de ter sido apanhada ou lida por uma pessoa que é irrelevante em muitos casos. Se você estiver enviando um documento jurídico, precisará saber que ele foi recebido. Cabe ao destinatário lê-lo e tomar providências para buscá-lo. É o mesmo que se você enviasse correio registrado para o endereço. Você tem comprovante de entrega e é tudo o que precisa. Seu trabalho está concluído e cabe ao destinatário abrir e ler esse e-mail. Se não o fizerem, é de inteira responsabilidade deles. Portanto, um fax é mais seguro se você deseja obter um comprovante de recebimento de um documento. É por isso que as empresas do setor financeiro e do setor jurídico dependem tanto do fax para comunicação remota de documentos, especialmente com as leis da rastreabilidade - ninguém pode argumentar que você nunca enviou um fax, mas eles argumentam que nunca receberam um email.

Ao enviar um fax, você sabe se a outra pessoa o recebeu, onde não há métodos infalíveis de confirmar que a outra parte recebeu e leu seu e-mail (tanto quanto eu sei).
Além disso, se você não tiver certeza de que o anexo pode ser aberto na outra extremidade, poderá usar o fax.

Portanto, o reconhecimento do documento e a legibilidade garantida são duas situações em que você pode considerar enviar um fax em vez de email.

Normalmente, o fax é enviado por linhas telefônicas e os dados são ininterruptos e não estão sujeitos a interceptação em nenhum número de pontos da Internet, como ocorre com uma mensagem de email. Além disso, o fax não pode ser encaminhado de maneira fácil ou equivocada a uma parte não intencional, como um e-mail confidencial.

Resumo das minhas anotações / outras fontes:

Cansei de pegar um documento, imprimi-lo, assiná-lo e digitalizá-lo novamente.

Então, o que eu fiz foi digitalizar minha assinatura e iniciais. Então, quando recebo um documento, tudo o que preciso fazer é "Adicionar uma imagem" para colocar minha assinatura e iniciais no lugar certo.

Agora, aqui está o problema: se eu enviar para alguém, parece que eles podem remover minha assinatura (imagem).

Mesmo se eu definir as propriedades como "Bloqueadas", parece que a próxima pessoa pode desmarcar a caixa Bloquear e excluí-la.

Existe alguma maneira de tornar isso permanente, para que ninguém (ou pelo menos ninguém além de mim) possa removê-lo ou modificá-lo?

A imagem adicionada pelo Foxit Reader está localizada na camada de anotação.

Organizar / achatar página. . . para fazer a assinatura na camada do documento e não poderá ser excluída por outras pessoas.

Em seguida, defina "Modificar documentos" nas restrições de documentos como "Não permitido".

Em seguida, adicione uma senha ao PDF e a telefone ao destinatário.

Ou você pode criar 1.000 senhas de 20 dígitos em uma planilha, numeradas de 1 a 1.000. Proteger com senha, enviá-lo por e-mail ao destinatário e telefonar para ele com a senha. Em seguida, você pode enviar por e-mail um PDF protegido por senha por e-mail e incluir no e-mail a senha número 0850 ou algo assim.

Você não precisará se preocupar com o PDF em algum servidor para sempre, e

A única pessoa que o verá é a pessoa a quem você deu a senha.

Assim, o IMO, PDF pode ser feito com mais segurança do que um fax.

Uma companhia de seguros me pediu para enviar fax ou e-mail com informações bancárias. Optei pelo fax da velha escola simplesmente porque as chances de ser interceptado por terceiros são muito menores. Mas principalmente porque o email e as informações bancárias permaneceriam no servidor de email e no servidor da seguradora, legalmente por um longo tempo e talvez para sempre. Dados os recentes hacks por email, não vale a pena arriscar.