Visão e categorias da conversa do Outlook

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No trabalho, costumo receber algumas centenas de e-mails por dia. Para não ficar sobrecarregado, tenho usado categorias para classificar e priorizar minhas mensagens de email. Atribuo automaticamente categorias e as agrupo por elas: Revisões de código, Para, CC, Lista de distribuição / Cco. Isso significa que, por exemplo, uma mensagem explicitamente para mim sempre aparecerá mais alta na minha caixa de entrada do que a que recebo porque estou em uma lista de distribuição. É uma economia enorme de tempo e traz e-mails importantes à minha atenção muito mais rapidamente.

Recentemente, os tópicos de email em que estou envolvido começaram a ficar bastante longos e eu gostaria de poder usar a exibição de conversas ou, pelo menos, classificar por assunto. O Outlook, no entanto, parece não oferecer suporte a nenhuma combinação (útil) de exibição e categorias de conversa. Eu tentei as seguintes coisas sem sucesso:

  • Agrupamento por categoria e, em seguida, exibição de conversa - o Outlook me fornece um erro (a combinação de agrupamento / classificação é muito complexa).
  • Usando uma exibição personalizada para agrupar por conversa - a categoria não aparece como uma opção para classificar por
  • Agrupando por categoria e depois por assunto - Aproximando-se, mas o assunto principal é o primeiro em ordem alfabética, não o mais recente
  • Agrupar por conversa e depois por categoria - Isso funciona, mas não me faz muito bem, porque a conversa principal é a mais recente, sem considerar a que categoria pertence.

Existe uma maneira de manter meu sistema de categorias ou algo semelhante enquanto aproveito o agrupamento de emails relacionados? Eu não me preocupo com a semântica da solução; portanto, não preciso necessariamente usar as categorias adequadas ou a Exibição de conversa adequada; Eu realmente só quero poder usar algum tipo de sistema de prioridade para enfatizar os e-mails enviados para mim enquanto os segmentos de e-mail são agrupados de alguma forma.

Eu escrevi plugins do Outlook no passado, então mesmo isso não está muito disponível para servir como uma solução adequada. Qualquer coisa que funcione, realmente.

Atualização: ainda não vi uma boa solução. Eu gostaria que tudo estivesse em uma única exibição. Pastas separadas ou pastas de pesquisa não são boas, porque, por exemplo, se eu limpei minha lista de TO, não vejo automaticamente os e-mails em CC na parte superior, tenho que ir manualmente para uma exibição diferente para isso. Nesse ponto, não há nada para fazer TO ordenado inerentemente antes do CC, além da ordem em que clico nas pastas.

Ser capaz de agregar várias pastas / pastas de pesquisa em uma única exibição provavelmente seria uma ótima solução. Não vi nenhuma resposta sequer mencionando scripts / programação personalizados e suspeito que qualquer solução que atenda aos meus critérios exigiria. A recompensa existe porque tenho certeza de que a solução não é trivial.

Greg Jackson
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Respostas:

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A melhor maneira que encontrei para agregar várias caixas de entrada é usar categorias de cores, regras e pastas de Pesquisa. A versão curta é que você define regras que rotulam seus e-mails recebidos em categorias de cores com base em se você precisar finalizá-los hoje, amanhã, na próxima semana e em 30 dias. Em seguida, você cria pastas de Pesquisa que mostram todos os emails em cada cor. Todos os dias, basta acessar o e-mail e depois fazer a triagem. Esta postagem do blog vai ainda mais longe. . .

http://blogs.msdn.com/b/ianpal/archive/2008/06/03/email-task-and-time-management-with-pifem.aspx

surfasb
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"você define regras que rotulam seus e-mails recebidos em categorias de cores com base em se você precisar finalizá-lo hoje, amanhã, na próxima semana e em 30 dias" É isso que eu faço, mas o filtro com base em se, para mim , Em CC para mim ou em uma lista de distribuição (DL). As pastas de pesquisa não são a solução ideal, porque não oferecem uma única visualização. Se não houver nada na minha lista de TO, não vejo automaticamente os e-mails com CC no topo, preciso ir para eles separadamente. Ser capaz de agregar pastas de pesquisa em uma única exibição seria uma solução incrível; como mencionei, não tenho medo de código.
Greg Jackson
Estou fazendo o mesmo Acabei de adicionar todas as pastas de pesquisa à barra de pastas favoritas na ordem em que eu as quero. Cada pasta de pesquisa mostra sua contagem de itens não lidos (ou contagem total, se você desejar). Não é difícil olhar para cada equipe.
oleschri
Justo, mas não é realmente a solução que estou procurando. Eu já estou ciente de que posso usar várias pastas, portanto, honestamente, isso realmente não me leva mais longe do que eu deveria começar. Veja a atualização na minha pergunta para mais detalhes.
Greg Jackson
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Que tal mover automaticamente cada email para uma pasta específica da categoria?

Depois, você pode simplesmente verificar as pastas na ordem de sua prioridade. As pastas são basicamente sua classificação / filtro principal na categoria, então agora você pode ver apenas por conversa. Penso que as conversas devem funcionar como esperado, mesmo que os emails acabem em pastas diferentes, com base nas suas categorias. Use subpastas para separar de outras pastas e adicione um número para ordená-las como desejar.

Leftium
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O problema é que isso reduz bastante a visibilidade das diferentes categorias de email. Eu ainda quero que todos esses tipos diferentes apareçam em uma exibição, para que eu não precise verificar o que basicamente equivale a quatro caixas de entrada diferentes. CC e List Talvez eu possa me safar com isso, mas tanto as revisões de código quanto as coisas que estou na linha "Para" absolutamente precisam pousar no lugar mais visível para mim. Talvez haja uma maneira de mostrar várias pastas como uma? Suponho que é essencialmente o que as Categorias fazem. Meu objetivo é evitar a regressão do comportamento atual.
Greg Jackson
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Como você diz que agrupar por categoria, o assunto está "se aproximando", você tentou agrupar por Categoria, Recebido e Assunto? Isso deve resolver o fato de não ser o mais recente.

KCotreau
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Agrupar por grupos "recebidos" a cada minuto e interrompe os segmentos da conversa a ponto de serem completamente inúteis. Mesmo o agrupamento por dia, que não parece que eu possa fazer, pode dividir muito certos segmentos (tenho regularmente problemas de alta prioridade que têm vários dias).
Greg Jackson