Dicas e truques do Microsoft Outlook para melhorar a experiência do usuário? [fechadas]

Sou um daqueles usuários pesados ​​do Microsoft Outlook, atualmente trabalhando na versão de 2007. Deus sabe que essa ferramenta é pesada e pode impor problemas. Eu me perguntava o que a multidão de superusuários tem a sugerir para melhorar a experiência de uso.

Várias sugestões minhas:

1. Sempre trabalhe no modo em cache (Ferramentas -> Configurações da conta -> Alterar -> Usar o modo de troca em cache)
2. Use os recursos de arquivamento local do Outlook
3. Use o leitor de RSS do Outlook - é simples e permite acesso offline aos seus feeds
4. Se você tiver assinaturas de email para revistas, blogs etc. - crie um subdiretório para mantê-los e uma regra para movê-los automaticamente para lá quando chegarem (uma regra por assinatura, com base no email do remetente).

Você também pode compartilhar sugestões que exigem a configuração do Exchange Server, para aqueles de nós que podem trazê-las aos seus gerentes de TI.

Quais são as suas sugestões?

PS: "Usar o Gmail" não é uma resposta aceita, alguns de nós não controlam o sistema de e-mail que usamos ...

Uso o envio atrasado dos meus e-mails. Você acabou de criar uma nova regra que adia o envio de emails por um número especificado de minutos.

Eu tenho uma regra de Caixa de entrada zero. Enquanto leio o e-mail, movo-o para outra pasta para que tudo na Caixa de Entrada seja novo e / ou acionável. Se for possível acionar, normalmente eu a executo e arquivo o email rapidamente para manter minha Caixa de Entrada vazia o máximo possível.

Aqui está minha macro base. Ele move as mensagens selecionadas em um painel de mensagens ou a mensagem aberta atual para a pasta "Caixa de entrada" do arquivo PST "Arquivar pastas particulares". Você precisará alterar o nome e a pasta do arquivo PST, se os seus forem diferentes. Crio botões de macro na barra de ferramentas principal do Outlook e na barra de ferramentas Janela Ler Mensagem. É melhor se você assinar suas macros também.

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

Clique com o botão direito do mouse no ícone da bandeja do sistema do Outlooks e selecione "Ocultar quando minimizado". Mais espaço para outros aplicativos na barra de tarefas é sempre bem-vindo :)

Adicionei uma macro para verificar se inseri um assunto antes de enviar.

1. Pressione Alt + F11. Isso abre o editor do Visual Basic

2. No painel esquerdo, é possível ver "Objetos do Microsoft Outlook" ou "Projeto1", expanda isso. Agora pode-se ver a "ThisOutLookSession".

3. Clique duas vezes em "ThisOutLookSession". Ele abrirá um painel de código.

4. Copie e cole o seguinte código no painel direito. (Painel de código)

Código:

‘============================================================================
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strSubject As String

    strSubject = Item.Subject

    If Len(Trim(strSubject)) = 0 Then
        Prompt$ = “Subject is Empty. Are you sure you want to send the Mail?”
        If MsgBox(Prompt$, vbYesNo + vbQuestion + vbMsgBoxSetForeground, “Check for Subject”) = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

Você também precisará assinar a macro - veja minha resposta a esta pergunta .

Gosto da capacidade de abrir mais de uma janela do Outlook, por exemplo, uma para email, outra para tarefas ou calendários, quando estou trabalhando nelas. Clique com o botão direito do mouse em um item no painel Navegação:

Selecione 'Abrir em nova janela'. Eu estava convencido de que havia um atalho de teclado para isso, mas não consigo fazê-lo funcionar a partir da memória muscular ou encontrá-lo na Web ou na lista oficial de atalhos de teclado completos!

Como alternativa, mantenha uma janela, mas use atalhos de teclado para alternar entre calendário, contatos, e-mails, etc.:

ctrl + 1 Alterna para email.
ctrl + 2 Alterna para o calendário.
ctrl + 3 Alterna para Contatos.
ctrl + 4 Alterna para Tarefas.
ctrl + 5 Alterna para o Notes.
ctrl + 6 Alterna para a lista de pastas no painel de navegação.
ctrl + 7 Alterna para atalhos.

De maneira geral, o que achei muito útil é aprender alguns dos atalhos do teclado para as operações que uso com mais freqüência - economizando uma quantidade considerável de tempo quando somados ao longo de um dia ou semana, já que passo muito tempo em Outlook. Lista muito completa aqui

e também aqui

Em resposta ao comentário de Slink84 sobre como esquecer de anexar anexos, fiz uma pesquisa rápida e me deparei com esta entrada de blog que descreve o processo de criação de uma macro.

Eu não copiei aqui, pois é bastante longo.

A opção Recall é bastante útil quando você esquece algo sobre o e-mail enviado.

Correio enviado-> clique duas vezes em um email -> Outras ações -> rechamada

Tenho o pesadelo de uma caixa de e-mail - uso este Contexto claro