Existe uma boa maneira de "digitalizar" automaticamente documentos comerciais?

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Meus pais possuem uma oficina de máquinas relativamente pequena e gostariam de ter documentos, como pedidos de compra e faturas, digitalizados em um sistema em que podem ser inseridos em seu software de contabilidade por alguém externo. Existe um scanner relativamente barato (até algumas centenas de dólares) que permitirá que eles simplesmente descartem os documentos recebidos em uma bandeja para que eles sejam alimentados automaticamente pelo scanner e enviados para um sistema de documentos ou pasta no computador ou algo parecido? ? Eles têm uma impressora multifuncional / scanner / fax, mas o processo de digitalização precisa ser mais refinado do que colocar um papel no scanner e ir ao computador para digitalizá-lo e tudo mais.

O que é uma boa opção para este tipo de sistema?

Max Schmeling
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Respostas:

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Existem muitos scanners, as frases para procurar porque são

  • Desacompanhado
  • Documento scanner (ou seja, não é um foto-scanner especializado)
  • ADF (alimentador automático de documentos)
  • Duplex (digitaliza frente e verso de cada folha)

Um resultado de pesquisa típico seria

Digitalização automática de documentos a alta velocidade com o alimentador automático de documentos (ADF) duplex. Faça o trabalho rapidamente com a simplicidade de digitalização para PDF e o pacote NewSoft Presto! Software de gerenciamento de documentos PageManager. Conformidade com o ISIS incluída.

Alguns scanners são conectados em rede (para uso compartilhado, ou podem enviar resultados por e-mail em PDF)

A maioria é empacotada com software, não posso informar quais (se houver) permitem operação completamente desacompanhada - provavelmente relativamente poucas delas e provavelmente as soluções mais caras.

Veja também Revisão de Cnet etc

RedGrittyBrick
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Eu procurei uma solução para o mesmo problema. A melhor solução / custo-benefício que eu encontrei é obter um scanner conectado à rede com funcionalidade duplex que pode gravar em compartilhamentos de rede (idealmente sem software adicional). Em segundo lugar, o scanner deve ser capaz de digitalizar com um perfil pré-configurado ligado a um botão. Desta forma, você pode digitalizar tudo automaticamente com apenas um botão pressionado.

Esses são os dois recursos que o scanner (provavelmente uma impressora multifuncional / scanner / fax) deve ter. A vantagem de usar um scanner multifuncional / impressora / fax é que você tem uma peça a menos de hardware.

Estou usando o Dell 2155cdn para isso, mas há vários outros. Estou usando isso há cerca de dois anos e simplesmente deixo todas as correspondências que recebo durante a semana no scanner, pressiono o botão e na próxima vez que estiver sentado para fazer o arquivo do material de escritório e separar os documentos. Funciona como um encanto.

Elmar Weber
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Você pode obter impressoras multifuncionais (MFPs) em rede com um alimentador automático de documentos (ADF) e duplex que digitalizam para e-mail ou para um compartilhamento de rede por 200-300 $. Mas a velocidade de digitalização é bastante lenta e o fluxo de trabalho não é automatizado o suficiente (de acordo com minha experiência com MFPs da Canon). Um fluxo de trabalho muito melhor oferece MFPs em rede que permitem configurar seus próprios perfis de digitalização na MFP (mas você provavelmente não obterá um abaixo de 3.000 $). Para digitalizações, você coloca uma pilha de documentos no ADF e escolhe um perfil de digitalização e a MFP faz o resto. Esperançosamente, porque ocorrem alimentações duplas e atolamentos de papel ou você precisa de PDFs pesquisáveis ​​em um idioma que a MFP não oferece, ...

Para evitar alimentações duplas, procure um scanner com Detecção de Alimentação Dupla Ultrassônica. Se você digitalizar documentos que não sejam completamente planos (por exemplo, faturas que foram dobradas ou ordens de compra que capturaram alguns pingos de chuva), acontece que a imagem digitalizada resultante aparece ligeiramente desfocada em algumas partes da página. Se você precisar de PDFs pesquisáveis ​​de seus documentos digitalizados, isso causará problemas para o software OCR. O software OCR pode não reconhecer as áreas desfocadas como texto / figuras. Como conseqüência, você acaba com um PDF em que apenas as peças são pesquisáveis ​​(ou podem ser copiadas e coladas, por exemplo, em um software de contabilidade), enquanto outras partes (que podem conter informações relevantes) não são. Para evitar isso, você precisa de um scanner com elementos CCD em vez de CIS. Isso ocorre porque o CCD tem uma profundidade de campo muito maior do que o CIS, de modo que as áreas desfocadas são evitadas com papel irregular. Eu tenho um scanner de rede Canon ScanFront 300P com CIS e essas áreas borradas que não podem ser copiadas e coladas de PDFs são uma dor. O Kodak Scan Station 500 possui CCD, bem como o Fujitsu fi-6010N. Além disso, o Canon ScanFront 300P é fácil de usar e oferece um fluxo de trabalho fácil com tela sensível ao toque e perfis de digitalização configuráveis, mas é muito lento para o meu gosto (velocidade de acordo com especificações: simplex 25ppm em cores a 200/300 dpi, duplex 40 ipm ). Esses e outros scanners de rede semelhantes custam pelo menos US $ 1.500 ou até o dobro disso. Portanto, não espere obter um MFP abaixo de 1.500 € com velocidade de digitalização, qualidade de imagem e fluxo de trabalho amigável e automatizado (além da velocidade de impressão razoável, ....). Você precisa estar preparado para 3.000 $ para cima.

Em um ambiente de negócios, é aconselhável velocidades de digitalização mais altas. Os fabricantes geralmente fornecem a velocidade de digitalização em 200 ou 300 dpi. Mas alguns documentos podem precisar de 400 dpi ou até 600 dpi (se eles contiverem uma impressão muito pequena que precisa ser legível pelo software OCR para PDFs intercambiáveis). Muitos scanners de documentos diminuem consideravelmente a 400 dpi ou mais. Algumas ficam mais lentas quando você deseja obter imagens coloridas de suas digitalizações, em vez de imagens em preto-e-branco ou em escala de cinza. A informação de cor pode ser importante, por ex. se houver notas coloridas ou partes marcadas com marcador (elas podem desaparecer completamente em uma imagem em escala de cinza ou preto e branco). Portanto, verifique as especificações técnicas da velocidade de digitalização em cores antes de comprar. Se as especificações forem de 25 páginas por minuto em cores para 200 ou 300 dpi (no modo simplex e 50 imagens por minuto em duplex) é muito provável que você obtenha talvez 12 páginas por minuto em cores a 400 ou 600 dpi (simplex e 24 ipm em duplex). Em um ambiente de negócios, acho isso muito lento. Para ter alguma margem para digitalizações de maior resolução, eu procuraria um scanner de documentos com pelo menos 30 ou mais páginas por minuto em cores (simplex e 60 ipm duplex).

Eu não recomendo comprar um MFP de consumidor para o seu propósito. Você não atingirá sua meta de varreduras automatizadas a uma velocidade razoável com esse hardware e software. Em vez disso, você perderá muito tempo brincando com esses equipamentos. 1.500 € ou 3.000 € é muito para uma pequena empresa, mas pela minha própria experiência, é isso que você precisa gastar para chegar perto do seu objetivo.

user291737
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