Como um e-mail pode ser perdido?

Isso aconteceu comigo ontem.

Alguém alegou que ela me enviou um e-mail, mas eu não o recebi.
Não está na Caixa de entrada, Spam, Lixeira, etc. não está em lugar nenhum.

Como isso é possível (supondo que não haja erro do usuário)?
Onde as coisas podem dar errado?

Rastreando o caminho do remetente para você:

1. Na verdade, nunca foi enviado. Muitas pessoas nem percebem que há uma mensagem na caixa de saída, incapaz de ser enviada por vários motivos.

2. O cliente de email o enviou com êxito ao servidor SMTP, mas o servidor SMTP não conseguiu encaminhá-lo para o próximo salto.

   • O servidor SMTP pode estar tão ocupado que possui uma lista de pendências de mensagens a processar, pode haver um atraso de várias horas.
   • O servidor SMTP pode ter tentado enviá-lo, mas o servidor de recebimento não pôde / não o aceitou imediatamente. [adiamento] O servidor remetente continuará a tentar a entrega, e a maioria dos servidores fará isso ou até dois dias ou mais antes de devolver a mensagem a você como não entregue.
   • O servidor de recebimento pode ter rejeitado a mensagem diretamente [lista negra / verificação de spam / usuário completo da caixa de correio / inexistente] e o servidor de envio não pode ou não enviará uma mensagem de devolução para você.

    

3. A mensagem foi aceita pelo servidor receptor, mas ...

   • O servidor de recebimento está em espera e a mensagem está em uma fila aguardando para ser processada / entregue.
   • A mensagem foi sinalizada como spam e descartada. Essa é uma prática ruim, pois a mensagem deveria ter sido rejeitada completamente, mas muitos servidores fazem isso. [Eu suspeito que o Gmail faça isso de tempos em tempos]
   • De alguma forma, a mensagem não pôde ser entregue e o servidor está configurado para não enviar uma mensagem de devolução ou a própria mensagem de devolução não pode ser entregue.

    

4. A mensagem foi entregue em algum lugar da sua conta, mas ...

   • Seu cliente de email não foi sincronizado corretamente com o servidor. Feche e reabra-o.
   • Você não está olhando o suficiente. Sei que isso parece insignificante, mas na maioria das vezes é isso e é incrivelmente frustrante resolver porque as pessoas se insultam ao serem solicitadas a checar algo tão simples que elas "não podem estar erradas".

Fonte: eu administro servidores de email.

Como a maioria das mensagens pessoais de e-mail pessoais flui facilmente através do sistema de correio e são entregues quase instantaneamente, as pessoas tomam essa velocidade como certa e tratam o e-mail como um mensageiro instantâneo. Sob certas circunstâncias, seu e-mail de três palavras perfeitamente legítimo pode levar vários minutos, horas ou até dias para ser entregue.

Seja paciente.

As coisas podem dar errado em muitos lugares.

Por exemplo, o correio segue um caminho de servidor para servidor. Um deles poderia ter travado depois de receber o email, mas antes de transmiti-lo.

Ou poderia ter sido identificado como spam. Dependendo da sua fonte, 95% a 98% de todos os emails são spam indesejados. Alguns deles são reconhecidos e colocados em uma pasta especial. Alguns deles são simplesmente descartados sem notificação. Isso aconteceu comigo com documentos digitalizados (de uma 'impressora' MFC que 'digitalizou para um email em PDF') no momento em que os PDF eram populares entre os spammers.

Eventualmente, rastreamos o problema após o envio de um email de teste simples, contendo apenas texto bruto, mas qualquer coisa com apenas um PDF não chegou. Para isso, você precisará da ajuda das pessoas que gerenciam os servidores de recebimento de mensagens e elas farão algumas perguntas, como a hora exata em que você enviou seu email (sem que elas precisem passar por muitos logs. Com o tempo preciso, elas podem pelo menos confirme se o email foi recebido ou não).

Escusado será dizer que, peça ao usuário para procurar em sua pasta de spam antes de levantar um problema com o postmaster relevante.