Como escolho qual formato o Outlook usa para responder / encaminhar uma mensagem?

Uso email formatado em HTML para mensagens internas.

Quando alguém externo me envia uma mensagem de texto sem formatação e a encaminhamos internamente, o Outlook usa o texto sem formatação para encaminhar também.

Existe alguma maneira de fazê-lo sempre usar HTML ou pelo menos um comando que eu possa usar para responder a uma mensagem usando a formatação HTML?

Sei que posso alterar a formatação após a janela de resposta ser aberta, mas tudo permanece em padrões de texto sem formatação - fonte, assinatura padrão etc.

Não há configuração para alterar o formato de resposta padrão; o Outlook sempre assumirá o padrão de responder no formato da mensagem recebida. Alterar a formatação após a janela de resposta abrir é a sua melhor aposta.

O que você pode fazer é criar uma tecla de atalho para alterar o tipo de formatação. O AutoHotkey é ótimo para isso e você também não precisa saber como fazer scripts. O AutoHotkey vem com uma ferramenta chamada AutoScriptWriter, que pode gravar uma macro para você, que você pode reproduzir muito mais rapidamente.

Definindo o formato de email padrão nas respostas por email

Embora o Microsoft Outlook permita que você selecione um formato de email padrão ao enviar novos emails, essa configuração não se aplica ao responder a mensagens de email. Por padrão, ao escrever uma resposta, o Outlook usará o formato de email do email original. Portanto, não importa se o formato padrão para novos emails está definido como "texto sem formatação", se você estiver respondendo a um email em HTML, sua própria resposta será gerada como um email em HTML.

Para aumentar a produtividade do Outlook, o Bells & Whistles facilita muito a especificação de um formato de email padrão, mesmo ao enviar respostas. Como resultado, o formato selecionado será aplicado automaticamente em todas as suas respostas de email, independentemente do formato do email original .

Para usar esse recurso, você deve habilitar a opção "Sempre responder usando ..." na seção "Opções de resposta" da tela de configuração Campainhas e assobios, que pode ser iniciada no menu Outlook -> Ferramentas.

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Você pode editar o e-mail original e alterar o formato para o formato que você deseja que a resposta ou o encaminhamento seja. É melhor do que alterar o formato após pressionar Responder / Encaminhar , pois mantém toda a formatação existente que, caso contrário, é perdida quando você pressiona o botão Responder / Encaminhar .

Na guia Mensagem, selecione Outras ações-> Editar mensagem (isso pode ser adicionado à barra rápida). Isso fornece as guias Inserir / Opções / Formatar texto para a mensagem atual. Em Opções, selecione HTML / Rich Text e, em seguida, Responder / Encaminhar, conforme desejado.

Pelo menos você pode adicionar um atalho à barra de ferramentas de acesso rápido para formatação HTML.

Faça o seguinte uma vez e você sempre pode clicar no atalho para obter todas as respostas futuras:

Responder / Responder Todo um exemplo de email. Vá para a guia Formatar texto . Clique com o botão direito do mouse na opção HTML no painel Formato . Clique em Adicionar à barra de ferramentas de acesso rápido .

Uma alternativa para o problema é determinar se você está encaminhando / respondendo a emails e incluindo o email referenciado como anexo ou parte do próprio email. Se o seu problema for o de que ele está sendo recebido pelo gmail, etc. como um arquivo .eml, você provavelmente selecionou encaminhar e-mails como anexos no Outlook. Esta função converte o email referenciado em um arquivo .eml que não é facilmente lido por um cliente de email baseado em navegador.

Basta ir em Arquivo> Opções> Correio> Respostas e encaminhamentos e alterar as configurações para incluir o email referenciado no email em vez de como um anexo ou qualquer outra opção.

Adicionei um atalho à barra de ferramentas de acesso rápido para "Limpar toda a formatação". Então, quando respondo / respondo a todos os emails, posso selecionar todo o texto da minha resposta e simplesmente clicar no botão para formatar exatamente como meu estilo padrão definido.

Você pode adicionar esse atalho à barra de ferramentas de acesso rápido da seguinte maneira: Responder / Responder a todos a um email. Vá para a guia Formatar texto. Clique no ícone suspenso Estilos (canto inferior esquerdo). Clique com o botão direito em Limpar formatação. Clique em Adicionar à barra de ferramentas de acesso rápido.