Como reestruturar esse pequeno departamento de TI? [fechadas]

Nos últimos dois anos, eu e meu irmão fomos responsáveis ​​pelo "departamento de TI" da empresa familiar. Não podemos dedicar todo o nosso tempo a isso, porque estamos na faculdade e também temos alguns projetos e coisas para fazer.

A infraestrutura de nosso departamento, no momento, consiste em nós mesmos e em um provedor de serviços de TI terceirizado. Essa configuração não funcionou da maneira que queríamos. Esta empresa cobra-nos cerca de 650 USD / mês e não achamos que o serviço que prestam vale o dinheiro.

Por exemplo, eles enviam um funcionário uma vez por semana para manutenção nos PCs e "administram" remotamente nossos servidores. No entanto, eu sempre perguntei a eles relatórios sobre seu trabalho remoto e eles nunca o fazem. Além disso, tenho insistido em estruturar claramente no papel (um wiki) as estratégias de backup e outras coisas, mas ainda sem resultados.

Como você pode ver, estamos cansados ​​dessas pessoas. O que queremos fazer agora é remover essas pessoas, contratar um técnico e fazer com que ele execute alguns procedimentos, como backups, administração do Active Directory, administração de firewall, etc. trabalhos.

Aqui está a nossa configuração atual:

• Cerca de 20 PCs.
• Cerca de 20 telefones IP.
• 2 servidores com máquinas virtuais (servidor Windows).
• 1 servidor com Asterisk (usando Elastix).
• 1 máquina para o firewall (usando Desembaraçar).
• 1 NAS mais HD externo para backups.
• Uma assinatura do iBackup.com para fazer backup dos bancos de dados MS SQL.
• Google Apps para o serviço de e-mail.

Para que (recursos de informação, software) você recomenda:

• Estruturando um pequeno departamento de TI. Qual é o material que talvez eu esteja perdendo?
• Administrando o NAS e os backups (considerando o JungleDisk para backups externos)
• Verificando o status do servidor remotamente
• Manutenção comum nos PCs
• Software antivírus para PCs e servidores.

Esta empresa cobra-nos cerca de 650 USD / mês e não achamos que o serviço que prestam vale o dinheiro.

US $ 650 / mês são amendoins. Um funcionário em tempo integral custará cinco vezes mais que o mínimo - 8x ou mais é mais provável, especialmente quando você considera benefícios, equipamentos, impostos sobre a folha de pagamento e espaço de escritório no mix. Por outro lado, é provável que um negócio típico de consultoria carregue mais de US $ 100 por hora . Pode ser mais, pode ser menor, dependendo da sua localização, mas não é barato. Usando US $ 100 / h como amostra, você os vê gastando menos de 2 horas por semana no total em seus negócios. Mesmo que eles estejam oferecendo algum tipo de tarifa especial por causa dos negócios garantidos, no máximo 3 ou 4 horas por semana.

Na sua organização de tamanho, você provavelmente está certo em acreditar que não precisa de sua própria pessoa em período integral e, se não sentir que está recebendo seus $ 650 no valor de cada mês, tudo bem. Apenas entenda que é provável que outras opções custem mais , não menos. Provavelmente muito mais.

Portanto, a primeira coisa a fazer é sentar e descobrir quanto tempo você acha que seus serviços de TI precisam a cada semana, em termos de atenção, monitoramento, manutenção e planejamento. Depois disso, descubra a melhor maneira de pagar por isso. Parece-me que, por US $ 650, você está recebendo um bom negócio no momento do seu provedor existente. Se você decidir que precisa de 12 horas / semana e, no momento, está pagando apenas por 4, pode achar que seu provedor atual está mais do que disposto e capaz de fornecer o serviço que você deseja depois de começar a pagá-lo o suficiente para justificar seus gastos. de tempo nele. Você também parece que realmente quer apenas uma pausa limpa, e tudo bem. Nesse caso, meu conselho é simplesmente não queimar suas pontes quando você fizer a alteração.

Por fim, a única peça que acho que está faltando em sua infraestrutura atual é um bom sistema de emissão de bilhetes para solicitações de suporte técnico. Eu não sairia e conseguiria nada até que você saiba com quem trabalhará e quem manterá o sistema. Eles terão um software que já conhecem bem e podem querer usar ou ter mais capacidade de oferecer suporte.

Primeiro, Joel está correto: para um suporte de TI competente, você procura um custo mais alto. A parte inferior do mercado profissional de TI está saturada de pessoas autodidatas que trabalham em casa. O preço é bom, mas a atenção aos detalhes, o profissionalismo e a consistência não existem, e há a tendência de fazer as coisas 'do meu jeito', em vez de aderir às melhores práticas (ou mesmo estar ciente do que elas podem ser). Em outras palavras, procure o mais barato e você geralmente acabará com os vaqueiros.

Você deve encontrar uma empresa de suporte de TI local que ofereça um suporte de ambiente de preço fixo a prazo fixo que seja específico. Por exemplo, um contrato de 6 meses para 25 horas-homem de suporte ao ambiente por mês, das quais 10 horas são trabalho remoto executando tarefas de manutenção x / y / z, 5 horas produzindo um relatório mensal, 10 horas de trabalho no local como requeridos. O trabalho no local além disso é cobrado x por hora.

Idealmente, você deseja que uma empresa ofereça seu próprio software de helpdesk (usamos o Beetil , é ótimo) e você apenas obterá logons no sistema, não precisará executá-lo sozinho.

Principais coisas a serem procuradas pelo seu provedor de suporte:

• Solução de helpdesk baseada na Web que permite efetuar login, gerar um ticket, verificar o progresso etc.
• Relatórios de backup ativo e teste de restauração como parte do cronograma de manutenção (por exemplo, restauração do backup uma vez a cada 6 meses para verificar se é válido). Isso deve ser bastante fácil com seu host virtual, pois você pode restaurar para uma VM temporária sem custos adicionais de hardware.
• Entrega definida de relatório com itens específicos na lista (por exemplo, status do servidor / patch, status do AV, relatórios de horas)

Você tem vários problemas, mas eles são de natureza gerencial, e não de TI. O que você descreveu é um desastre esperando para acontecer e, se isso acontecer, os negócios poderão sair como resultado. Os backups sobre os quais você não tem controle não são backups confiáveis ​​e também podem não existir.

Faça um favor a si e aos negócios. Você e seu irmão precisam parar de fingir que são pessoas de TI e colocar a infraestrutura de TI de negócios nas mãos de alguém que sabe o que está fazendo.

Crie um plano que garanta que as necessidades da empresa sejam atendidas. Isso inclui uma estratégia de backup adequada e manutenção dos computadores e sistemas. Vou contra a moda atual e recomendo que você use apenas backups físicos, não envios para "a nuvem". Os backups também devem ser retirados do local.

Muitas empresas desistiram após um desastre simplesmente porque não conseguiram restaurar seus dados. As estatísticas mostram que mesmo as empresas que possuem bons backups correm o risco de desistir no primeiro ano após um grande desastre.

A empresa não é nem grande o suficiente para precisar de uma pessoa de TI em período integral. Eu trabalho para uma empresa um pouco maior e, se não fosse pelos meus projetos de programação, não teria nada para fazer pelo menos 90% do tempo. Aqui está o que eu sugiro que você faça.

• Crie um plano adequado do que a pessoa / empresa de TI deve fazer e qual documentação é necessária.
• Organize para ter pelo menos uma pessoa nas instalações da empresa, com outra para atuar como backup, para executar a parte física do backup diário. ou seja, troque fitas, discos rígidos (yuk!) ou qualquer outra coisa a ser usada.
• Afaste-se do envolvimento direto, mas talvez assuma uma função de monitoramento maior para garantir que todas as etapas sejam seguidas.
• Livre-se do seu contratante atual e encontre alguém que esteja preparado para fazer o trabalho dentro dos parâmetros definidos.

O contratado deve ser capaz de fazer quase tudo remotamente, mas também deve estar preparado para ter uma presença física conforme e quando necessário, o que não está em um cronograma arbitrário. Não há nada de errado ou mau em trabalhar remotamente. Vou até dizer que alguém que não pode trabalhar dessa maneira não é a pessoa que você precisa.

Se o contratado precisar gastar mais do que algumas horas por semana em seus sistemas, será incompetente ou alguém está fazendo algo seriamente errado, portanto, verifique se o contratado está preparado para manter um registro não apenas do que faz, mas também as horas gastas fazendo isso.