Estou usando o Outlook 2010 e nossos Administradores do Exchange têm caixas de correio configuradas para muitas das salas de reunião disponíveis em nossas instalações. No entanto, parece que eles não têm nenhuma lista de salas configurada. (Entendo isso porque não vejo o menu suspenso "Mostrar lista de salas". Mas vejo as seções vazias "Escolha uma sala disponível" e "Tempos sugeridos".)
Existe alguma maneira de eu ainda poder usar a funcionalidade conveniente (através de algum tipo de Catálogo de Endereços da Sala local ou similar) do Room Finder sem que as Listas de Salas sejam geradas no servidor Exchange?
Respostas:
A única maneira de configurar as listas de salas é SOMENTE pelo administrador do Exchange. Pessoalmente, não encontrei nenhuma maneira de contornar isso. O que você pode querer fazer é configurar uma ou mais listas de endereços locais contendo apenas as salas de conferência. Em seguida, selecione-os ao agendar e EXPANDE a lista e remova as entradas que não funcionam para você. Interessante, quando você faz isso, o localizador de sala indica quais horários têm conflitos e quais horários não. Permitindo que você encontre mais facilmente um quarto.
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Pelo que descobri, o Room Finder funcionará apenas se você usar a caixa de diálogo "Selecionar quartos" (disponível nos botões "Quartos ..." ou "Adicionar quartos ...") e entrar diretamente nos quartos. Quando você especifica as salas de outras maneiras, por exemplo, no campo Para ou na lista Todos os participantes, o Localizador de salas considera as salas como participantes regulares e, por exemplo, não as mostra como "salas disponíveis" na lista Horários sugeridos.
Portanto, uma maneira direta de usar o Localizador de salas é selecionar manualmente várias salas na caixa de diálogo "Selecionar salas".
No entanto, isso pode ser inconveniente se você tiver uma longa lista de salas candidatas. Para resolver esse problema, você pode usar um grupo de contatos local. Crie um grupo, nomeie-o como "Minhas Salas" e adicione as salas que deseja considerar para as reuniões. Em seguida, crie uma nova reunião e use o grupo da seguinte maneira:
Agora, o programa Room Finder exibirá as salas disponíveis em sua lista pessoal de salas candidatas.
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Esta pode ser uma solução alternativa possível: Personalizando o novo formulário do Outlook de solicitação de reunião (support.office.com) . Essencialmente, você cria seu próprio formulário de reunião pré-preenchido com as salas que deseja:
Provavelmente existe uma boa maneira de criar um atalho para esse novo formulário e colocá-lo na faixa de opções ....
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A melhor solução que encontrei pessoalmente é adicionar o bloco de salas que desejo escolher ao assistente de agendamento e, em seguida, escolha Salvar como e selecione "Modelo do Outlook" como o tipo de arquivo e salve o arquivo em algum lugar útil. Eu tenho um arquivo de modelo para cada andar do edifício em que estou. Apenas vou para a pasta de documentos e abro o arquivo de modelo para o andar em que quero reservar. Se você fizer isso, deixe as caixas Assunto e Para em branco antes de salvar.
Ainda não encontrei uma maneira de exibir as capacidades da sala na tela do Assistente de agendamento. Se isso pudesse ser feito sem ter que entrar no botão Adicionar quartos, eu ficaria extremamente feliz.
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