O que é uma maneira profissional de rastrear o histórico de projetos em engenharia de instalações?
9
Se você examinar a documentação de design em nossos projetos (biogás e usinas de desperdício de energia), descobrirá o que planejamos construir, mas não quais outras opções foram consideradas e por que elas foram descartadas. Esta informação está apenas na cabeça dos engenheiros. Ocasionalmente, uma planta fica em um estágio conceitual por anos, às vezes alternando entre engenheiros. Então, eu me pego revisando uma opção que um colega de trabalho considerou e ultimamente descartou no ano passado.
Qual é uma boa maneira de acompanhar as decisões de design, os porquês e por que não? Eu preferiria fortemente uma abordagem testada, testada e usada em outras partes da indústria.
Informações adicionais: Minha empresa buscará a certificação ISO 9001, seria preferível uma abordagem que se encaixe nesse regime de controle de qualidade.
Eu acho que isso depende da quantidade de informações que você deseja e da formalidade em que deseja rastreá-las. Parece que atualmente nenhuma dessas informações está registrada em nenhum lugar, o que é obviamente o primeiro problema. Mas colocar as informações para uma solução que você não pretende buscar é, na melhor das hipóteses, um uso menos do que ideal. Você terá que definir quais idéias são desenvolvidas o suficiente para serem registradas. Se você tem uma reunião e uma dúzia de idéias são colocadas sobre a mesa, mas metade é descartada quase imediatamente, você quer fazer anotações do que essas idéias eram e por que elas foram descartadas? Isso é muito esforço para o que provavelmente foi uma análise de nível muito baixo, mas ainda são decisões de design.
Parece-me mais intuitivo fazer isso apenas para idéias que atingem o estágio de ter algum trabalho real nelas. Dessa forma, você já tem algo tangível, e isso só precisa ser arquivado em um arquivo de projeto, o que eu espero que seja algo que você já tenha. Como esse sistema realmente só estará gerando materiais de referência para projetos futuros, não acho que seria uma boa ideia criar um sistema totalmente novo para arquivar esses materiais ou revisar um sistema existente. Encontre uma maneira de integrá-lo ao seu sistema atual de gerenciamento de projetos.
A única chave que eu garantiria ter é uma maneira de classificar seus projetos diferentes pelos parâmetros principais. Não sei muito sobre o seu campo, mas suponho que existem certos parâmetros de design que cada projeto deve atender (tamanho físico, capacidade, tipo de planta etc.). Certifique-se de que elas sejam facilmente visíveis em algum lugar, para que, ao iniciar um novo projeto, você possa identificar projetos antigos semelhantes em vários aspectos. Se você tiver essas idéias descartadas armazenadas nessas pastas, poderá analisar a utilidade delas no seu projeto atual.
No entanto, também quero avisar em geral sobre se aprofundar muito nisso. Mais uma vez, trabalho em um setor diferente, onde os projetos são muito mais curtos e, como tal, existem muitos outros, mas alguns produtos existem de alguma forma há décadas e há 15 a 20 revisões deles. Manter um histórico de revisões para as mudanças reais de design implementadas é muito importante. Saber o que o cliente recebeu no passado, quando foram feitas alterações e por que foram feitas é essencial para não repetir os erros do passado e atender corretamente aos projetos antigos. Mas quando você cataloga projetos que nunca foram totalmente realizados, você adiciona dados não essenciais sobre dados essenciais e há muito o que você pode classificar antes que as coisas se percam. Parece que você ' está procurando um substituto para uma comunicação sólida e boa experiência. Quando esses projetos mudam de mãos, os engenheiros envolvidos precisam comunicar todas as informações relevantes. Entendo que quero ter certeza de que você sabe o que foi considerado, mas eu aconselho você a moderar esse desejo para não inundar seus registros com dados desnecessários.
Eu realmente gosto dessa resposta e aviso no último parágrafo e no segundo parágrafo. Vou ver o que os outros sugerem.
mart
1
Essa resposta de Trevor dá uma boa idéia de toda a filosofia, mas quero obter mais detalhes.
Primeiro, descubra por que os registros alternativos não estão sendo mantidos. Provavelmente, isso começou como um problema de previsão ou um problema de armazenamento (papel ou computador).
No passado, alguém pensou que os suplentes não seriam úteis, então foram descartados ou excluídos. Provavelmente, é um problema de cultura da empresa. Agora que isso foi identificado como um problema, pode ser levantado em toda a empresa. É fácil manter registros que já foram criados.
Mesmo que os engenheiros originais pensassem que as alternativas poderiam ser úteis, eles poderiam não ter mantido os documentos devido ao custo de armazenamento (físico ou computador). Se esse ainda for o caso, esse problema precisará ser resolvido agora. Se esse não for mais o caso, a palavra precisará ser espalhada por toda a empresa que manter registros não é uma proposta cara.
Segundo, observe o método de comparação alternativo. Existem duas categorias de consideração alternativa: pensamento e cálculo.
As comparações de pensamento são idéias descartadas com rapidez suficiente para que nunca cheguem ao papel em algo que não seja a forma conceitual. Se essas idéias foram descartadas tão rapidamente na primeira vez, provavelmente não precisam ser gravadas. O esforço para desacreditá-los é tão trivial que eles serão novamente desacreditados.
As alternativas que realmente chegaram ao estágio de cálculo devem ser mantidas de alguma forma. Se cálculos ou planos foram feitos na primeira vez, já existe algo a ser salvo. Mesmo que a ideia se mostre um beco sem saída, o trabalho já foi feito, então coloque-o no arquivo! Desde que seja datado, pode ser referenciado.
Escreva uma nota (para o arquivo, se não para alguém em particular) quando uma decisão for tomada. Isso economiza tempo no futuro, mas adiciona uma etapa ao processo. Isso é algo para trabalhar junto com a documentação aprimorada em geral.
Por último, namore tudo! Tente trabalhar com os sistemas já existentes para manter os registros finais, basta adicionar uma data a tudo. Mesmo que outros métodos de organização falhem, a ordem das alternativas pode ser reconstruída usando as datas nos itens.
A seguir, são apresentados três métodos gerais de como bens brancos, bens de consumo e fabricantes de OEM associamos a idéias de documentos.
t + 1
Revisões de design (NPD - New Product Development) O
design revisa outro bom processo que pode ajudar a documentar as decisões de projeto de engenharia. Isso tende a ser mais documentação técnica, idéias rejeitadas tendem a não ser bem documentadas. Na maioria das organizações , as revisões de design fazem parte do modelo de gate de fase .
Documentação das ideias de back-end (em produção ou fechada)
Encontrei organizações usando um sistema de gerenciamento de mudanças existente para documentar novas idéias. Nesse sistema, o engenheiro propõe a idéia em um documento simples de uma página ou página. A ideia é revisada e aceita ou arquivada para o futuro. Essa organização em particular usava o SAP para gerenciamento de mudanças, portanto, o sistema era menos apto para a pesquisa na base de tecnologia, mas era muito bom para eles.
Em resumo, a maioria das idéias é arquivada pelo seguinte motivo
Falta de recursos financeiros para executar a ideia / sugestão
Falta de recursos humanos para executar a ideia / sugestão
Não se encaixa no plano de projeto atual
O mercado ainda não está pronto para adotar novas tecnologias
Portanto, são boas as idéias de rastreamento, porque quando as barreiras acima são resolvidas, as idéias se tornam soluções realistas.
Outros fizeram muitos comentários bons sobre a documentação em geral, mas quero sugerir uma classe específica de software que ajudará tremendamente.
Acho o software de controle de versão excelente para esse tipo de problema. Infelizmente, não é muito comum fora do desenvolvimento de software, mas é apenas uma questão de tempo até que ele se repita em outros campos.
Aqui está um exemplo: Meu grupo de pesquisa possui um repositório Subversion que a maioria das pessoas usa (um software alternativo popular é o git ). O uso do controle de versão ajuda a garantir a continuidade dos projetos de pesquisa depois que alguém sai, porque a maioria dos arquivos relevantes para um projeto está lá, juntamente com um registro detalhado do trabalho que eles realizaram a que horas e (se eles fazem direito) justificativa. Eu vou elaborar.
Digamos que você tenha uma pasta no seu computador que contenha todos os arquivos
Tudo é datado automaticamente quando confirmado (o termo de controle de versão para o que os outros chamam de "upload"). A mensagem de confirmação atua como um pequeno memorando (como Mahendra Gunawardena sugeriu, você pode querer memorandos mais longos e oficiais para decisões maiores). Você descreve a alteração nos arquivos do projeto, diz "Decidimos que a abordagem X não é viável. Em vez disso, tentaremos Y. Excluímos os arquivos associados à abordagem X e criamos um novo modelo CAD para a abordagem Y".
Mais tarde, se você decidir que a abordagem X é realmente a coisa certa e deseja desenterrar os arquivos excluídos, não é difícil. Você pode reverter qualquer peça para uma versão mais antiga com facilidade e continuar a partir daí.
Existem alguns benefícios adicionais nessa abordagem. Primeiro, facilita o compartilhamento de arquivos com outras pessoas. Eles apenas fazem check-out do repositório (um termo de controle de versão que pode significar a versão atual ou todas as versões) e, em seguida, atualizam-no regularmente (existem comandos para fazer isso). Basicamente, todos estão sincronizados. Segundo, você pode obter um backup (versões mais antigas) basicamente gratuito. Com isso dito, isso não significa que você não precisa manter backups normais, apenas que você tem outra opção para restaurar arquivos perdidos acidentalmente. Eu recomendo fazer o backup de todo o repositório também.
Eu pensei que VCSs não lidam bem com blobs binários. Eles podem lidar com os arquivos, mas perdem a capacidade de ver exatamente o que mudou, ou seja, o texto "diffs".
hazzey
Você pode evitar isso, até certo ponto, escrevendo precisamente o que mudou na mensagem de confirmação. Além disso, você precisa de um software adicional para destacar as alterações além de apenas olhar. Vi maneiras de diferenciar imagens e vi o software de visualização CFD que permite ver o que difere entre dois arquivos de dados diferentes. Lembro-me vagamente de que alguns softwares CAD também têm essa capacidade. Não é tão simples quanto diferenciar um arquivo de texto, mas, em princípio, não é impossível. Quero destacar também que este não é um problema de controle de versão em si, mas um problema com nossa capacidade de visualizar diferenças.
Ben Trettel
Em termos de eficiência de armazenamento, apenas colocar diferenças no banco de dados é claramente melhor. Eu acho que alguns sistemas de controle de versão farão isso com arquivos binários, embora eu precise examinar mais de perto.
Essa resposta de Trevor dá uma boa idéia de toda a filosofia, mas quero obter mais detalhes.
Primeiro, descubra por que os registros alternativos não estão sendo mantidos. Provavelmente, isso começou como um problema de previsão ou um problema de armazenamento (papel ou computador).
No passado, alguém pensou que os suplentes não seriam úteis, então foram descartados ou excluídos. Provavelmente, é um problema de cultura da empresa. Agora que isso foi identificado como um problema, pode ser levantado em toda a empresa. É fácil manter registros que já foram criados.
Mesmo que os engenheiros originais pensassem que as alternativas poderiam ser úteis, eles poderiam não ter mantido os documentos devido ao custo de armazenamento (físico ou computador). Se esse ainda for o caso, esse problema precisará ser resolvido agora. Se esse não for mais o caso, a palavra precisará ser espalhada por toda a empresa que manter registros não é uma proposta cara.
Segundo, observe o método de comparação alternativo. Existem duas categorias de consideração alternativa: pensamento e cálculo.
As comparações de pensamento são idéias descartadas com rapidez suficiente para que nunca cheguem ao papel em algo que não seja a forma conceitual. Se essas idéias foram descartadas tão rapidamente na primeira vez, provavelmente não precisam ser gravadas. O esforço para desacreditá-los é tão trivial que eles serão novamente desacreditados.
As alternativas que realmente chegaram ao estágio de cálculo devem ser mantidas de alguma forma. Se cálculos ou planos foram feitos na primeira vez, já existe algo a ser salvo. Mesmo que a ideia se mostre um beco sem saída, o trabalho já foi feito, então coloque-o no arquivo! Desde que seja datado, pode ser referenciado.
Escreva uma nota (para o arquivo, se não para alguém em particular) quando uma decisão for tomada. Isso economiza tempo no futuro, mas adiciona uma etapa ao processo. Isso é algo para trabalhar junto com a documentação aprimorada em geral.
Por último, namore tudo! Tente trabalhar com os sistemas já existentes para manter os registros finais, basta adicionar uma data a tudo. Mesmo que outros métodos de organização falhem, a ordem das alternativas pode ser reconstruída usando as datas nos itens.
fonte
A seguir, são apresentados três métodos gerais de como bens brancos, bens de consumo e fabricantes de OEM associamos a idéias de documentos.
Revisões de design (NPD - New Product Development) O
design revisa outro bom processo que pode ajudar a documentar as decisões de projeto de engenharia. Isso tende a ser mais documentação técnica, idéias rejeitadas tendem a não ser bem documentadas. Na maioria das organizações , as revisões de design fazem parte do modelo de gate de fase .
Documentação das ideias de back-end (em produção ou fechada)
Encontrei organizações usando um sistema de gerenciamento de mudanças existente para documentar novas idéias. Nesse sistema, o engenheiro propõe a idéia em um documento simples de uma página ou página. A ideia é revisada e aceita ou arquivada para o futuro. Essa organização em particular usava o SAP para gerenciamento de mudanças, portanto, o sistema era menos apto para a pesquisa na base de tecnologia, mas era muito bom para eles.
Em resumo, a maioria das idéias é arquivada pelo seguinte motivo
Portanto, são boas as idéias de rastreamento, porque quando as barreiras acima são resolvidas, as idéias se tornam soluções realistas.
Referências:
fonte
Outros fizeram muitos comentários bons sobre a documentação em geral, mas quero sugerir uma classe específica de software que ajudará tremendamente.
Acho o software de controle de versão excelente para esse tipo de problema. Infelizmente, não é muito comum fora do desenvolvimento de software, mas é apenas uma questão de tempo até que ele se repita em outros campos.
Aqui está um exemplo: Meu grupo de pesquisa possui um repositório Subversion que a maioria das pessoas usa (um software alternativo popular é o git ). O uso do controle de versão ajuda a garantir a continuidade dos projetos de pesquisa depois que alguém sai, porque a maioria dos arquivos relevantes para um projeto está lá, juntamente com um registro detalhado do trabalho que eles realizaram a que horas e (se eles fazem direito) justificativa. Eu vou elaborar.
Digamos que você tenha uma pasta no seu computador que contenha todos os arquivos
Tudo é datado automaticamente quando confirmado (o termo de controle de versão para o que os outros chamam de "upload"). A mensagem de confirmação atua como um pequeno memorando (como Mahendra Gunawardena sugeriu, você pode querer memorandos mais longos e oficiais para decisões maiores). Você descreve a alteração nos arquivos do projeto, diz "Decidimos que a abordagem X não é viável. Em vez disso, tentaremos Y. Excluímos os arquivos associados à abordagem X e criamos um novo modelo CAD para a abordagem Y".
Mais tarde, se você decidir que a abordagem X é realmente a coisa certa e deseja desenterrar os arquivos excluídos, não é difícil. Você pode reverter qualquer peça para uma versão mais antiga com facilidade e continuar a partir daí.
Existem alguns benefícios adicionais nessa abordagem. Primeiro, facilita o compartilhamento de arquivos com outras pessoas. Eles apenas fazem check-out do repositório (um termo de controle de versão que pode significar a versão atual ou todas as versões) e, em seguida, atualizam-no regularmente (existem comandos para fazer isso). Basicamente, todos estão sincronizados. Segundo, você pode obter um backup (versões mais antigas) basicamente gratuito. Com isso dito, isso não significa que você não precisa manter backups normais, apenas que você tem outra opção para restaurar arquivos perdidos acidentalmente. Eu recomendo fazer o backup de todo o repositório também.
fonte