Estou tentando descobrir a melhor maneira de vincular uma peça impressa ao nome do arquivo eletrônico. Quais são as práticas recomendadas para nomeação de arquivos e controle de versão? Você usa um tipo de log para design gráfico?

Eu uso algumas convenções.

1. Nunca use caracteres especiais no nome, incluindo caracteres que não sejam do inglês, como "Ñ" ou espaços. (mantenha o nome do arquivo seguro na web)

2. IUseCamelCaseNamefiles.ext

3. I_can_also_use_underscores.ext (Não com muita frequência)

4. Uso hypen para o número da versão ou separando diferentes hierarquias.

   • Brochura-A4-01.ext

5. Use pastas

   • Companhia

   • Projeto

6. Se o arquivo estiver indo para um provedor externo, primeiro utilizarei o nome do cliente.

   As versões são para alterações no design, não na saída. Algumas notas adicionais podem ser adicionadas ao arquivo.

   • EmpresaName-Brochure2015-05-cmyk.pdf

   • CompanyName-Brochure2015-05-grayscale.pdf

7. Às vezes, preciso de uma variação, provavelmente uma revisão em que o design seja o mesmo, mas preciso de uma pequena alteração. Eu os uso quando o cliente precisa comparar. Depois que o arquivo é autorizado, retorno com um número consecutivo.

   • Brochure-2015-03a.pdf

   • Brochure-2015-03b.pdf

   • A próxima versão será Brochure-04.pdf

8. Às vezes, faço um arquivo adicional antes da saída, por exemplo, aplainar imagens e planos de fundo. Renomeio o arquivo antes de qualquer alteração.

   Brochure-2015-04-output.ai

9. Algumas pessoas usam uma data na própria publicação para saber se as informações impressas são atualizadas.

10. Eu nunca uso a palavra "Final". Não existe tal coisa.

11. Normalmente não uso datas no nome do arquivo. Essa informação está incluída no próprio arquivo. Claro que isso pode ser modificado.

    No entanto, é importante incluir a data, tanto no documento quanto no arquivo de nomes, se tiver algum tipo de implicação legal e for para uso público.

    UserAgreement-September2015.pdf

12. Se o projeto tiver um redesenho totalmente diferente (não apenas mudanças ou evolução), posso adicionar a V2, por exemplo.

    FolhetoV2-2015-05.pdf

Algumas notas sobre o motivo pelo qual não uso a palavra "Final" em nenhum arquivo.

• Alguns clientes podem pedir mudanças de última hora. Sim, às vezes um cliente me liga no telefone "PARE, troquei o telefone da minha esposa na noite passada".

  Como tenho uma relação próxima com meus fornecedores e se consigo parar o processo de impressão, simplesmente envio um Nome de arquivo-05.pdf consecutivo. Não há necessidade de renomear o arquivo Client ... FinalFinalFinal.pdf

  Quantas palavras finais finais finais devo contar para saber que é a versão final final?

• Se precisar de uma alteração técnica, posso renomear o arquivo, mas não a versão de design. Cliente ... 05-overprint-01.pdf

• Imagine uma reimpressão de um folheto com uma pequena alteração. Você acabou de preparar uma nova versão.

• Uma analogia: você já viu algum software chamado VersionFinal? É chamado em números consecutivos, números de versão, por um motivo. Não existe uma versão final.

• Imagine um cliente que está procurando em seu email uma versão "Final". Se um arquivo tiver esse nome, mas tiver algumas alterações depois disso, ele terá um problema.

• Claro que há uma versão final . Mas essa versão final é a que já foi impressa. O que não recebeu nenhuma alteração. Antes disso ... não há como saber se é a versão final.

Como Rafael sugeriu:

Nenhum caractere e espaços especiais nos nomes dos arquivos e tudo bem classificado em pastas.

Em geral

Para nomear minhas pastas principais, gosto de usar meus "números de projeto" e isso também corresponde aos números da fatura.

Gosto porque posso usar o comando de pesquisa ou simplesmente abrir minha pasta "trabalho em andamento" e digitar os primeiros números de um projeto para acessá-lo. Também é mais fácil encontrar a fatura correspondente e o cronograma do projeto dessa maneira, se eu precisar verificar detalhes sobre ela.

Além disso, é gratificante ver todas as pastas numeradas bem classificadas! Agora estou na minha pasta nº 1700, é realmente o melhor sistema que encontrei para não me perder se você tiver muitos projetos e 5 a 10 a 15 anos de arquivos. Ele fornece uma prévia rápida de quantos projetos estão em andamento e não preciso abrir 2-3 pastas para obter meus detalhes; está tudo no nome da pasta principal (por exemplo, cliente, versão, tipo de projeto, número da fatura etc.)

As versões de provas e arquivos recebem um número diferente no final do nome do arquivo. Eu prefiro assim, porque muitas revisões podem ser feitas em projetos urgentes no mesmo dia. Por esse motivo, não uso datas.

Exemplo para diferentes conjuntos de primeiros rascunhos:

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-2

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-3

Exemplo para diferentes conjuntos de revisões:

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 02-1

12345A_AbrevOfClient_ProjectName 03-1

Quando preciso inserir esse arquivo em um "arquivo de prova" com as versões, adiciono os detalhes de contato, número do projeto, data, cores e notas de propriedade intelectual. Chamo esse arquivo de algo como "12345A_AbrevOfClient_ProjectName PF01 " e cada página da prova possui um grande 01A - 01B - 01C - 01D. O cliente pode simplesmente voltar para mim com suas revisões mencionando "Eu gosto do título de 01B e do corpo de 02A", por exemplo.

Quando recebo uma revisão sobre o mesmo projeto posteriormente (por exemplo, depois que o projeto é arquivado e aprovado) , esse projeto possui uma nova pasta criada, mas eu a alterarei para a letra "B" etc. fácil de encontrar e sempre sei qual é a versão mais recente.

Exemplo para versões diferentes do mesmo projeto, uma vez arquivadas:

12345 A _AbrevOfClient_ProjectName01-1

12345 B _AbrevOfClient_ProjectName01-1

12345 C _AbrevOfClient_ProjectName01-1

Eu só uso a pasta de um cliente com o nome do cliente para meus arquivos. Na minha unidade principal de trabalho, prefiro quando a pasta dos projetos começa com o número da fatura / projeto, é mais fácil de encontrar e não preciso abrir duas pastas para acessar o meu projeto.

Os exemplos abaixo são minha estrutura de projetos de design gráfico; você provavelmente precisará ajustar isso de acordo com suas próprias preferências. Minha estrutura de pastas é um pouco diferente para sites; Vou ter uma pasta de backup, uma pasta de imagem (otimizada), uma pasta gráfica (camadas, vetores) e a pasta final conterá tudo o que está no host (incluindo notas sobre configurações personalizadas, xml, etc.) sempre tenha algum tipo de backup pronto. Movo os arquivos que modifico na pasta de backup. Normalmente, preciso renomear o final dos arquivos ou classificá-los em uma pasta com um número para mostrar a versão (1-1, 1-2, etc.)

A estrutura principal da pasta de cada projeto:

• Meu arquivo principal é sempre aquele no primeiro nível. Sem confusão.
• Não sobrescrevo os arquivos revisados, mantenho os arquivos "recusados" em uma pasta separada, altero o número no final do novo nome do arquivo, por exemplo, por exemplo. 01-1, 02-1, etc. O cliente muda de idéia algumas vezes, é bom para isso.
• Eu tenho uma pasta para provas e as provas também são numeradas. Eu mantenho as provas recusadas para referência
• A pasta Arquivos finais contém os arquivos finais mais recentes. Dessa forma, quando um cliente pede para reenviar as finais, é bem identificado e fácil de encontrar a versão mais recente
• Sempre mantenho todas as comunicações e imagens originais (e sua baixa resolução original, se eu sugeri outras imagens, mas não as adquiri.)

Nomeação de arquivo:

• Prefiro usar o mesmo sistema de numeração para meus arquivos importados (gráficos e alta resolução do Photoshop), dessa forma, sempre sei qual é a última versão e a qual projeto específico ele pertence.
• Se não houver alteração em um arquivo, eu mantenho o nome do arquivo do projeto original de onde ele veio. Evita muitos links errados para ter nomes precisos como esse também.
• Eu mantenho os arquivos de camada em uma pasta separada (gosto de nivelar meu arquivo .psd e importar .eps no software de publicação)
• Eu sempre uso extensões
• Se eu precisar revisar um arquivo final, simplesmente renomeio o final do arquivo final "v2, v3 etc."

Emails

Toda a minha comunicação por e-mail está começando claramente com uma estrutura como esta, para facilitar o acompanhamento:

• 01 PROVA - Nome do projeto aqui
• 02 PROVA - Nome do projeto aqui
• ARQUIVOS FINAIS - Nome do projeto aqui
• ARQUIVOS FINAIS v2 - Nome do projeto aqui
• etc.

Arquivos

A pasta de cada projeto é enviada para a pasta de um cliente com seu nome

E arquivo em 2 backups externos em diferentes discos rígidos (um backup e um backup de um backup). Altero esses HD a cada 3-4 anos para novos.

Registro

Eu realmente não preciso usar um log; Posso simplesmente usar meu software de contabilidade ou fatura para logs e pesquisar lá se precisar de algo (por exemplo, FreshBooks, Quickbooks, etc.) Todos os detalhes estão lá e correspondem aos nomes dos meus projetos.

Eu tento manter

Client_Project_Asset_Description_Version.Filename

para tudo. Hábitos fazem a bagunça desaparecer.

por exemplo, Google_Maps_Icons_ThatPressedStateNoOneEverSees_v33.png

Arquivo tudo por Cliente> Projeto

 - (DIR) Client 1 Name

   - (DIR) Project 1 name
     Client_Project_date.indd
     Client_Project_date.pdf
     Client_Project_datePDFX.pdf
     - (DIR) Client files (anything the client has sent regarding project)
     - (DIR) Working (custom created supporting files)
        - (DIR) Reference (if needed)
     - (DIR) Older (past iterations of same project)

   - (DIR) Project 2 name
     - Version A
        Client_ProjectA_date.indd
        Client_ProjectA_date.pdf
        Client_ProjectA_datePDFX.pdf
        - (DIR) Older (past iterations of same project & version)
     - Version B
        Client_ProjectB_date.indd
        Client_ProjectB_date.pdf
        Client_ProjectB_datePDFX.pdf
        - (DIR) Older (past iterations of same project & version)
     - Version C
        Client_ProjectC_date.indd
        Client_ProjectC_date.pdf
        Client_ProjectC_datePDFX.pdf
        - (DIR) Older (past iterations of same project & version)
     - (DIR) Client files (anything the client has sent regarding project)
     - (DIR) Working (custom created supporting files)

   - (DIR) Project 3 name
     Client_Project_date.ai
     Client_ProjectFLAT_date.eps
     Client_Project_date.pdf
     Client_Project_datePDFX.pdf
     - (DIR) Client files (anything the client has sent regarding project)
     - (DIR) Working (custom created supporting files)
     - (DIR) Older (past iterations of same project)



 - (DIR) Client 2 Name

   - (DIR) Project 1 name
     - (DIR) Client files (anything the client has sent regarding project)
     - (DIR) Working (custom created supporting files)
         - (DIR) Resources (Original versions of 3rd party tools/scripts if any)
     - (DIR) Older (past iterations of same project)
     - (DIR) Mockups_Wireframes
     - (DIR) Static Build (if needed)
     - (DIR) Web Build
           - (DIR ALIAS) BUILD (alias to localhost server if needed)
           (All the files/directories for the web site)

E assim por diante. . .

As datas do nome do arquivo são formatadas como _062515.indd. Isso me permite evitar a armadilha "Final_Final_Final_USETHISONE_NEW.indd". Se eu criar mais de uma iteração em um determinado dia, uso letras, à la _062515B.indd. Eu posso dizer apenas olhando nos nomes dos arquivos qual é a versão mais recente.

Também mantenho diretórios principais para elementos comuns. Eu tenho um Logosdiretório, um Stock artdiretório, um Custom artdiretório - onde armazeno arquivos usados ​​em vários arquivos / projetos / clientes.

Eu mantenho todos os logotipos de clientes no Logosdiretório (em ordem alfabética em subdiretórios), para que esses arquivos não sejam duplicados repetidamente no sistema de arquivos, perdendo espaço no disco rígido desnecessariamente.

Ao longo dos anos, isso provou ser mais útil para rastrear as coisas e manter-se organizado para mim. Posso pesquisar diretamente pelo nome do cliente, pelo nome do projeto, pela data e encontrar rapidamente o que preciso. Na maioria das vezes eu nem preciso pesquisar, basta percorrer a estrutura de diretórios para ativar o que eu preciso.