Como documentar as despesas de viagem?

Descobri que muitos viajantes anotam suas despesas durante uma viagem. No entanto, sempre achei difícil pessoalmente, porque há muitas situações em que não tenho tempo suficiente para anotá-lo, como pagar pelo táxi e depois avançar. Então eu me perco muito rapidamente.

Como você lida com as despesas de documentação? Você sempre faz isso após o pagamento ou, em vez disso, reúne à noite? Você escreve todas as despesas ou apenas as principais?

Minha principal preocupação é com as despesas pelas quais você não recebe um recibo, como, por exemplo, pagar em um mercado ou em um pool de carros.

Quanto às despesas baseadas em dinheiro:

Carregue um notebook de bolso pequeno e um lápis de golfe (ou equipamento semelhante ao seu gosto). Data a página e, toda vez que você fizer uma compra em dinheiro, anote o valor e faça uma anotação rápida sobre onde ou para que foi a compra, para que você lembre-se de quando está fazendo o razão mais tarde. Quanto mais cedo você anotar as despesas, mais fácil será lembrar a quantidade exata e para que serve. Você pode contar o dinheiro em sua carteira antes e depois do passeio, se antecipar a falta de tempo para fazer uma anotação rápida em seu caderno ou fazer a anotação o mais rápido possível após o fato (por exemplo: espere até se sentar) no ônibus para anotar o que gastou na tarifa de ônibus ao entrar).

O que rastrear depende principalmente de qual finalidade é acompanhar as despesas. Se você está apenas tentando garantir um orçamento, pode acompanhar de forma diferente do que se estiver tentando estimar quanto deve reservar para uma viagem futura de duração semelhante. Se estiver acompanhando os "buracos" nas despesas (por exemplo: alguém o convidou para jantar), você provavelmente gostaria de anotar onde essa despesa deve ir, para que você se lembre de ajustar isso nas suas estimativas para despesas futuras.

Três coisas me ajudam a manter-me organizado:

• Tenha o hábito de escrever recibos que não são óbvios (por exemplo, muitos táxis apenas têm a cidade, nem mesmo uma data - escrever PARA O AEROPORTO agora permitirá que você preencha o resto mais tarde)
• Tenha um local padrão para você colocar recibos que não processou (para mim, isso está em um caderno para evitar que se amassem - se eu não recebi um recibo, geralmente anoto o valor no caderno)
• Tenha uma maneira de "processar" os recibos escrevendo-os em um resumo ou digitando-os em uma planilha e um local para colocá-los depois de fazer isso.

Se o seu resumo tiver um formato bastante padrão, ele poderá ajudá-lo a perceber onde está perdendo uma despesa - de relance, é possível ver que não há entrada para o almoço na terça-feira, talvez. Na minha, se alguém me comprar uma refeição ou eu dividir um táxi e o outro cara insistir em pagar a coisa toda, escrevo "Joe pagou" ou o que quer que esteja naquele local no resumo, para que eu saiba que não está faltando um recibo. Se estiver faltando um recibo, posso procurá-lo antes de sair do hotel ou tentar lembrar o número pelo menos aproximadamente.

Por fim, adquira um cartão de crédito para viagens de negócios e coloque o máximo de dinheiro possível. Você pode reconstruir muito a partir de um extrato do cartão de crédito, mas de "eu vim para a cidade com 73 dólares e saí com 14 dólares", nem tanto. Além disso, você recebe pelo menos o recibo do cartão de crédito, mesmo que não consiga a lista detalhada com os impostos.

Eu uso o Homebank para todas as minhas finanças pessoais. Alguns também juram pelo GnuCash , mas acho desnecessário e complicado. O Homebank é mais simples e possui todos os recursos que me interessam.

Geralmente, coleciono todos os recibos durante o dia e passo dez minutos adicionando-os ao banco de dados. Se você paga com cartão e possui banco eletrônico, pode economizar em recibos e obter informações exatas sobre despesas no site do seu banco (isso é útil ao pagar em outras moedas, as taxas de câmbio dos bancos diferem das taxas oficiais e alguns impostos adicionais podem Aplique).

Isso requer um pouco de disciplina - se você pular o registro apenas por alguns dias, a pilha de recibos se tornará um obstáculo insuperável pelo qual você não conseguirá passar facilmente. Além disso, se você não fizer isso todos os dias, tende a esquecer em que gastou seu dinheiro se não recebeu um recibo - não pode rastreá-lo tão facilmente.

Quanto às despesas, eu adiciono cada uma delas, para que os valores reais e os do livro correspondam. Se você não se lembra de uma transação específica, sempre pode colocá-la na categoria "Outro" e ainda equilibrar tudo. Essas tendem a ser algumas pequenas compras pontuais de qualquer maneira.

um pequeno caderno e uma caneta ou lápis fazem maravilhas. Não há necessidade de carregadores de bateria :)

Desenvolvi um aplicativo para Android projetado para fazer exatamente isso: rastreie facilmente suas despesas enquanto viaja. Ele suporta várias moedas, categoriza as despesas e as rastreia em um mapa. Seu principal objetivo é rastrear as despesas compartilhadas de um grupo de pessoas, mas você também pode usá-lo como uma única pessoa.

Dê uma olhada : TravelMoney

Cheers Francis

Um amigo e eu tiramos férias no verão passado e usamos uma planilha do Google compartilhada para equilibrar no final. Guarde todos os recibos e esteja disposto a anular pequenas coisas; em seguida, faça uma contabilidade na planilha e compare os valores. Isso também oferece a vantagem de ver para onde o dinheiro foi acumulado (por exemplo, se você pagou pelo alojamento e alguém paga pela viagem, é possível ver o total de onde foi o dinheiro).

O que eu acho mais difícil é manter em mente o que usei em dinheiro e o que usei em cartões. Uma coisa sobre o dinheiro é retirar grandes quantias redondas - então você pode ver o que resta e obter uma boa estimativa do que foi gasto.

Eu gosto de acompanhar as despesas quando estou viajando, pois estou com um orçamento apertado, mas o que não gosto é acompanhar onde estão todos os meus recibos! A maioria das outras respostas parece sugerir que: guarde os recibos e use outra coisa para rastrear.

Normalmente, o que faço é criar o hábito de tirar uma foto de um recibo no aplicativo do Evernote no meu telefone. (Defino o Evernote para sincronizar apenas através de redes Wi-Fi, para que eu não precise carregar em redes móveis lentas. Também mantém uma cópia local de qualquer maneira.) Então, não importa se perco meus recibos ou não. Na mesma nota, você também pode digitar ou registrar rapidamente uma nota de despesa para a qual não recebe um recibo. Essa é uma operação rápida e simples e, mais tarde, quando você voltar e precisar registrar as despesas, poderá sentar-se e adicioná-las de uma só vez.

Este método funciona bem o suficiente para mim. Acho que, em algum momento, qualquer que seja o método que você use, você só precisa criar um hábito! Você pode dar voltas e voltas dizendo: "Mas eu gasto em dinheiro! Várias vezes ao dia! E depois esqueço todas elas!" mas não há apenas uma resposta real para isso. :)

Criei um aplicativo para acompanhar minhas despesas ... Você pode encontrá-lo aqui: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-expense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

Acompanhe suas despesas em suas viagens ou durante as noites de fim de semana com seus amigos. Registre como você gastou seu dinheiro, onde gastou, quanto, com quem e quanto foi a contribuição de todos na sua festa. Você saberá a cada momento quanto será reembolsado e quanto possui.

• Crie um perfil de usuário para seus amigos e adicione-o em sua viagem.
• Adicione suas despesas.
• Adicione a contribuição de todos os seus amigos.
• Saiba a cada momento quanto você e seus amigos gastaram.
• Gere um mapa para rastrear suas despesas em suas viagens.
• Envie uma recapitulação para todos os seus companheiros de viagem.
• Importe companheiros de viagem do seu Catálogo de endereços.
• Viagem pré-gerada para testar o aplicativo.