Como insisto que os hotéis americanos aceitem o cartão de crédito do meu empregador para pagamento, em vez de solicitar um cartão de crédito pessoal no momento do check-in?

Eu trabalho para um órgão do governo estadual nos Estados Unidos. Como parte do meu trabalho, ocasionalmente tenho viagens de vários dias. Minhas estadias no hotel são pagas pelo meu empregador e isentas de impostos.

Frequentemente encontro um problema ao pagar por hotéis relacionados a negócios. Antes de viajar, meu escritório arquiva um formulário com hotéis, que deveria permitir que o hotel cobrasse meu quarto no cartão de crédito do escritório. No entanto, inevitavelmente, quando faço o check-in, cada vez que o funcionário do hotel insiste em que devo usar meu cartão pessoal. Isso significa que eu tenho que cobrir temporariamente o custo do meu quarto (até que eu seja reembolsado), mas também que o estado agora tem que pagar impostos (o que é um mau uso dos fundos dos contribuintes).

Como posso obter um hotel para aceitar o cartão de crédito do meu empregador para pagamento, em vez de insistir em usar meu cartão pessoal?

O problema aqui não é o cartão de crédito corporativo , mas você está tentando fazer isso sem um cartão físico . Um número de cartão de crédito é bom o suficiente para fazer uma reserva, e é por isso que a ligação funciona para isso, mas a recepção precisa cobrar um depósito na chegada e o protocolo determina que você precisa entregar um cartão físico para isso. O hotel não se importa particularmente se é seu ou da empresa, desde que seja válido e tenha seu nome.

O mais sensato seria que seu empregador lhe desse um cartão de crédito corporativo físico , que você poderá usar para pagar depósitos e pagar a conta. Como o seu empregador é um órgão do governo e não está fazendo isso, presumo que não sejam saudáveis.

A outra opção é pagar antecipadamente o seu quarto de hotel usando o cartão de crédito corporativo. Você ainda pode ser obrigado a entregar um cartão de crédito pessoal para o depósito (para cobrir a invasão do frigobar etc.), mas isso deve ser devolvido integralmente dentro de um ou dois dias após o check-out, sem nenhum custo para você ou para o contribuinte.

Veja também: Reserva de hotel com meu cartão de crédito para uma terceira pessoa. Essa pessoa terá problemas no check-in?

Tivemos uma situação semelhante em nossos negócios, onde queríamos reservar e pagar por acomodações para visitantes, mas (obviamente) sem fornecer a esses visitantes os detalhes do cartão de pagamento.

Originalmente, fizemos o que seu empregador parece estar fazendo: enviamos uma autorização de cartão de terceiros ao hotel para cada reserva e esperamos que ela esteja vinculada à reserva / retirada pelos funcionários do hotel. Infelizmente, como você descobriu, muitas vezes não funcionava conforme o planejado - nossos visitantes costumavam, embaraçosamente, ligar no check-in para organizar as coisas. Obviamente, pode ter sido (como outros sugeriram) que eles só estavam sendo solicitados a fornecer uma pré-autenticação para extras, mas mesmo isso deveria ter sido cobrado no cartão, por isso ainda era insatisfatório.

Acabamos resolvendo esse problema abrindo uma conta corporativa com a rede de hotéis, projetada especificamente para lidar com esse tipo de reserva. Agora, o problema não está apenas resolvido, mas também obtemos tarifas com desconto e crédito sem juros do hotel, além do faturamento mensal detalhado por centro de custo. Aliviou tantos pontos de dor!

Acho que isso é algo que a maioria das grandes redes oferece, mas o que vale a pena no programa em que nos inscrevemos é o Business Advantage da IHG . Um benefício adicional de seu esquema é que a pessoa que faz a reserva recebe pontos Business Rewards enquanto o hóspede que fica no hotel ainda recebe seus próprios pontos Rewards Club normalmente (e, se os dois forem a mesma pessoa, pontos extras!).

No passado, minha empresa pagou por estadias em hotéis usando o cartão de crédito da agência de viagens. O processo foi para o agente de viagens da minha empresa preencher um formulário de autorização de cartão de crédito e enviá-lo por fax para o hotel. Idealmente, isso deve ser seguido por uma ligação telefônica para confirmar o recebimento e que o pagamento de terceiros foi aceito.

Um exemplo de formulário de autorização de cartão de crédito é semelhante a este

Aqui está uma maneira de fazer com que seu escritório priorize isso no topo.

Primeiro, antes de sair, pergunte ao escritório comercial se eles resolveram o problema do cartão de crédito no hotel. Se não tiverem, informe-lhes que você não pode ir até que eles o façam. Eles provavelmente vão te surpreender e dizer "sim, é bom".

Em seguida, verifique se, durante o check-in, é durante o horário comercial normal. Em outras palavras, quando você tiver certeza de que a equipe do escritório de negócios está em suas mesas.

Você inicia o processo de check-in. Hotel pede seu cartão de crédito. Você diz a eles que está arquivado. Eles então pedem novamente o cartão físico. Nesse momento, você liga para o escritório comercial e diz que não pode fazer o check-in no hotel. NÃO se ofereça para usar seu próprio cartão. Deixe o escritório comercial falar com o hotel.

Uma das duas coisas vai acontecer. Ou o escritório / hotel de negócios resolve o problema imediatamente ou você volta para um avião e volta para casa. Se você acabar indo para casa, seu gerente provavelmente ficará louco. Verifique se está direcionado ao escritório comercial.

Alguém garantirá que você tenha um cartão corporativo com seu nome OU garantirá que nenhum cartão de crédito precise ser apresentado na próxima vez que você fizer o check-in.

Sua perspectiva é uma que presume que não existe fraude. O que impede Frank Abagnale (ou mesmo um vigarista de variedades de jardins) de fingir tudo isso com dados roubados de cartão de crédito?

As transações "Cartão não presente" são inerentemente arriscadas para um hotel. As empresas de cartão de crédito assumem uma certa responsabilidade por fraude. Agora, quando a natureza de um negócio absolutamente exige que o cliente estar fisicamente presente, é bastante difícil de explicar aos gestores de risco porque você está fazendo "cartão não presente" transações em tudo .

O gerente de risco diria "Apenas faça negócios da maneira normal. O cliente apresenta fisicamente um cartão, o fim". Em outras palavras, se seu empregador não lhe der um cartão físico, eles consideram que esse não é o problema deles .

A resposta deles a pessoas como você é que o seu método de pagamento básico ainda é o cartão que você apresenta fisicamente e é plausivelmente o seu cartão . Eles também estão dispostos a tentar da maneira que você pede (ou não) ... e se isso realmente funcionar, você estará fora do gancho. Bottom line, eles são pagos por você, a menos que outra coisa funcione.

Uma solução é usar o Samsung Pay (se o seu telefone ou o seu relógio suportar)

1. Você insere as informações do cartão de crédito da sua empresa no telefone

2. Quando você precisa efetuar um pagamento, você aciona o Samsung Pay e se autentica usando um PIN ou sua impressão digital.

3. O telefone gera um número de cartão de crédito exclusivo para cada transação.

4. Parte importante: O Samsung Pay é compatível com versões anteriores. Portanto, mesmo que o terminal de pagamento não aceite pagamentos NFC móveis, basta tocar na parte de trás do telefone para onde está o leitor magnético e ele imitará a tira magnética do cartão de crédito exclusivo gerado (isso funcionará em todos os terminais que têm seus leitores magnéticos na borda da máquina e não estão profundamente encaixados na própria máquina).

5. Se for uma pré-autorização, ela aparecerá inicialmente como um valor de US $ 1 no banco, que posteriormente se transformará em qualquer valor que o hotel decidir finalmente cobrar. Se eles fizerem com que você preencha um formulário em papel, além da pré-autorização eletrônica, coloque apenas os quatro últimos dígitos do número do cartão de crédito gerado no formulário, juntamente com asteriscos na frente dele. E se eles quiserem verificar a autenticidade da sua assinatura, você apresenta seu telefone (ou seu relógio) para que eles possam comparar assinaturas.

6. Parte da isenção de impostos: não sou especialista, mas, após pesquisas adicionais , você também pode tirar uma captura de tela da tela de confirmação de transação do telefone e enviá-la ao hotel para seus registros fiscais. Essa tela de confirmação conterá os 4 últimos dígitos do número do cartão de crédito gerado exclusivamente, mas também mostrará em segundo plano os últimos 4 dígitos do cartão de crédito do governo original, o que o hotel pode precisar (além da outra isenção de impostos documentação necessária) se não quiser ser obrigado a pagar os impostos sobre vendas do próprio bolso.

Nota. Para tirar uma captura de tela em um telefone Samsung, pressione o botão liga / desliga e o botão inicial simultaneamente. Para tirar uma captura de tela de um relógio Gear S3, pressione o botão home do relógio enquanto desliza simultaneamente da esquerda para a direita no relógio.

Aqui está o que eu faria:

1: Notifique os escritórios corporativos do hotel sobre o seu problema e solicite que eles atribuam uma conta para os Funcionários do Estado do seu escritório - geralmente, quando isso é feito, eles esperam um certo número de estadias por ano, mas também oferecem um desconto por isso. .

Seu estado também pode já ter um programa de viagens configurado com uma rede de hotéis, os departamentos de contabilidade e viagens do estado poderão fornecer informações mais detalhadas. Geralmente, em um sistema desse tipo, você pode cobrar diretamente ou cobrar um número contábil específico atribuído pelo seu empregador [Secretaria do Estado] - normalmente, esses acordos EXCLUEM incidentes como telefone e álcool. Para os quais o funcionário solicitará as informações do seu cartão.

Também estou supondo que o formulário enviado ao hotel tenha um ID isento de imposto no formulário.

2: Se este hotel for uma cadeia, você também poderá participar do programa de benefícios e ter as informações do cartão do escritório registradas para isso. Esse cenário de armazenamento do cartão do governo em arquivo é provavelmente mais difícil, pois acho que eles desejam ter o cartão físico. no check-in.

Como posso obter um hotel para aceitar o cartão de crédito do meu empregador para pagamento, em vez de insistir em usar meu cartão pessoal?

"Desculpe, não tenho cartão de crédito pessoal."

Na minha experiência, eles pedirão que você deixe algum depósito em dinheiro para as bebidas retiradas do frigobar, que serão devolvidas no momento do check-out.

Primeiro, certifique-se de levar toda a documentação relevante, fisicamente. Portanto, se a empresa tiver um contrato com o hotel, leve uma cópia, se houver um email em que concordou em aceitar o cartão, imprimi-lo etc.

Isso por si só pode resolvê-lo em alguns casos. Um cliente dizendo "minha empresa concordou com o hotel X" não é o mesmo que um documento com papel timbrado da cadeia, enviado pela filial principal, dizendo X.

(Além disso, pode ajudar a esclarecer a posição de ambos, pois pode haver letras miúdas no X com empresa Y que nem você nem o funcionário conheciam)

Ainda assim, eles podem insistir que aceitar o cartão de crédito do seu empregador é "impossível" ou mesmo "ilegal". Faça-os documentar . Peça a eles que forneçam um formulário informando que você pediu para aceitar o cartão 1234, de acordo com o documento XYZ, mas que eles não podem fazê-lo porque <sua desculpa>, não há outra opção a não ser usar seu cartão de crédito pessoal e que eles aceitam que, se houver um erro da parte deles, eles serão responsáveis ​​por quaisquer custos adicionais ou causados ​​por isso. Faça com que seja assinado pelo funcionário e, idealmente, também com o carimbo do hotel.

De preferência, prepare o texto com antecedência e analise com seu departamento jurídico, e tenha esse documento preparado com os juristas relevantes e um espaço onde eles possam preencher uma descrição do problema.

Se é realmente impossível fazer o contrário, não deve haver nenhum problema em reconhecer isso por escrito, certo?

Bem, você provavelmente descobrirá que, antes de fazê-lo, eles tentarão muito mais. Ou, de repente, há outra alternativa.

Se eles recusarem, defenda que você precisa justificar tal irregularidade (afinal, por que sua empresa o reembolsaria se já tratasse de tudo?). Se o fizerem, forneça seu cartão pessoal e continue. Mais tarde, no escritório, seus contadores podem revisar o problema declarado e decidir o melhor curso de ação. É possível que parte do contrato com o hotel não esteja clara e eles precisam adicionar cláusulas extras na próxima reserva. É possível que o hotel seja o culpado; nesse caso, você tem um documento em que concorda em aceitar um cartão e outro em que se recusa a fazê-lo, o que parece um caso bastante claro para solicitar que reembolsem os impostos à sua empresa, o custo do trabalho de seus contadores processando seu reembolso, as consequências se o seu cartão foi comprometido devido a uma violação... Ou eles podem preferir não tomar medidas sobre isso (ainda), simplesmente reclamar com o contato do hotel que concordou em aceitar o cartão (o que deve conscientizar o hotel sobre o problema, por exemplo, pode fazê-los ensinar seus funcionários sobre o procedimento adequado nesses casos), ou mesmo não fazer nada. De qualquer forma, você está forçando o hotel a declarar sua contradição e deve ser o ponto de partida.

Na minha experiência, os hotéis aceitam um cartão de crédito no check-in e o retêm, mas não finalizam a cobrança até o final da estadia. Assim, você pode dar a eles um cartão pessoal e, quando estiver no quarto, ligue para o escritório comercial e peça que eles resolvam o problema com o hotel antes de fazer o check-out.

Venho fazendo o que você quer fazer há alguns anos. Meu empregador usa a Concur, uma grande agência de viagens. Quando reservo um hotel via Concur, eles fornecem ao hotel um número de cartão de crédito virtual. (Eles nunca confiam em mim com esse número!) Quando faço o check-in, geralmente funciona. Posso ligar para o hotel antes de viajar para verificar se está tudo pronto.

Exceções seriam hotéis muito pequenos e taxas de eventos especiais, como conferências, que devem ser reservadas no local da conferência. Para esses, eu uso o meu CC.